كانت الاستبيانات والاستطلاعات الورقية هي أسهل طريقة لجميع أنواع أبحاث السوق حتى ما قبل عشرين عاماً حيث قدمت الاستطلاعات الإلكترونية والاستبيانات الإلكترونية معنى مختلفاً للسهولة، فقد تم إعداد الكثير من الاستبيانات والاستطلاعات باستخدام برنامج الاستبيان الإلكتروني وشق الاقتصاد الجديد طريقه إلى النجاح من خلال الاستخدام المناسب لهذه البوابة الجديدة.
بعد فترة أصبح من الواضح أنه من بين الاستبيانات حصل بعضها على ردود فعل لا يمكن تصورها ولم يؤدِّ بعضها الآخر إلى النتيجة المرجوة على عكس التوقعات، فعلى ما يبدو كانت هناك أيضاً نقاط عمياء كانت مخفية عن الأنظار.
هناك أخطاء شائعة في إنشاء استبيان إلكتروني واستطلاع إلكتروني تؤدي إلى انخفاض معدلات الاستجابة أو ضعف جودة جمع البيانات. في هذه المقالة نحاول تفحُّص 7 أخطاء شائعة في إنشاء استبيان إلكتروني وكيفية تجنب حدوثها.
Table of Contents
1. تجنب عدم تخصيص الاستمارة والاستبيان الإلكترونيين
تصرف المؤسسات كثيراً من الوقت والموارد في تخصيص المحتوى وجعله تفاعلياً من خلال التسويق عبر البريد الإلكتروني وتصميم مواقع الوب وما شابه ذلك؛ لكن لا تنس أن الاستبيانات والاستطلاعات الإلكترونية هي أيضاً نقطة اتصال مع العميل والجمهور، وتخصيص الاستمارة والاستبيان أمر جذاب للمجيبين ويؤدي إلى رفع معدل الاستجابة وجمع بيانات عالية الجودة أيضاً. في برنامج إنشاء الاستمارات بُرس لاين يمكن تجنب هذا الخطأ بسهولة من خلال:
- إنشاء صفحة ترحيب حميمية توضِّح باختصار كلاً من وقت الإجابة وأنواع الأسئلة وأسباب طرح الأسئلة والغرض من استخدام الاستبيان.
- وضع درجة خاصة لأولئك الذين أكملوا الاستبيان، فهذا يمكن أن يكون عاملاً للجاذبية وزيادة الردود.
- استخدام إمكانية تمرير الإجابات وقيم المعلومات الخفية ومخاطبة المجيبين بأسمائهم إما على صفحة الترحيب أو في نص الأسئلة أو على صفحة الشكر.
- استخدام ميزة «إضافة شرط» لعرض الأسئلة ذات الصلة بذكاء بناءً على ردود المستخدمين، فبهذه الطريقة بدلاً من عرض جميع الأسئلة وجعل المجيبين يتجاهلون الأسئلة غير المتعلقة بهم يدوياً فإن كل مجيب يشاهد الأقسام المتعلقة به فقط ويجيب عنها بسهولة.
2. تجنب استخدام تصميم وتلوين باهتين
أحد أكبر الأخطاء التي يرتكبها الأشخاص عند إنشاء استبيان إلكتروني هو عدم تخصيص الوقت الكافي لجعل الاستبيان جذاباً بصرياً، فملء استمارة ليس لها تصميم جذاب أو تتم كتابة العبارات العربية فيها من اليسار إلى اليمين بدلاً من كتابتها من اليمين إلى اليسار أو تكون الرسائل فيها باللغة الإنجليزية أو يكون عرضها غير واضح على الهاتف المحمول يُعتبر تجربة غير مناسبة ومملة بالنسبة للمجيب.
إن التصميم الصحيح والمناسب للاستبيانات الإلكترونية والاستطلاعات الإلكترونية يساعد المجيبين على فهم الأسئلة بشكل أفضل. لمعرفة المزيد حول كيفية تصميم استبيان واختبار إلكتروني اقرأ هذا المقال:
كيفية تصميم اختبار أونلاين: دليل تفصيلي للعمل مع أداة إنشاء اختبارات إلكترونية + فيديو وصور
في بُرس لاين استخدم ما هو مناسب من الأيقونات أو الصور أو مقاطع الفيديو في كل سؤال، وإذا لم تكن متأكداً مما إذا كانت الصورة مناسبة أم لا فمن الأفضل أن تشاهد أولاً بعض نماذج الاستبيانات الجاهزة في بُرس لاين.
3. تجنب استخدام عدد كبير من الأسئلة في الاستبيانات والاستطلاعات الإلكترونية
يؤدي وجود عدد كبير من الأسئلة في الاستبيانات والاستطلاعات الإلكترونية إلى تخطي المجيبين للإجابة أو إلى جعلهم يجيبون بدقة منخفضة ودون اهتمام كافٍ، لذلك ، لن يتم تقليل عدد الردود التي يتم جمعها فحسب بل ستكون جودة البيانات المجموعة سيئة أيضاً.
نتيجة لذلك من الأفضل تضمين الحد الأدنى من عدد الأسئلة في الاستبيان والاستمارة بحيث يمكن إكمال الاستبيان في أقل من 10 دقائق؛ وعلى وجه الخصوص إذا كان بالإمكان الإجابة عن الأسئلة في أقل من 5 دقائق فسيزداد معدل الاستجابة بشكل كبير.
وكذلك يفضَّل ألا تقوم بتغيير نوع أسئلة الاستطلاع ومقياس قياسها قدر الإمكان بحيث لا تجبر المجيبين على قراءة تعليمات جديدة لألإجابة عن كل سؤال وعلى الشعور بالملل.
4. لا تستخدم أنواعاً مختلفة من الاستبيانات والأسئلة بشكل خاطئ وغير ذي صلة
بإمكان نوع الاستبيان والأسئلة التي تختارها بشكل خاطئ للحصول على الإجابة أن يؤدي إلى إرباك المجيب وتقليل جودة البيانات، حيث يحدث هذا الخطأ في المجالات التالية:
- في هذا الخطأ الشائع تَستخدم مثلاً سؤال تحديد أولوية بدلاً من استخدام سؤال متعدد الخيارات أو تَستخدم سؤالاً نصياً بدلاً من سؤال رقمي.
- بالطبع هناك خطأ آخر يمكن أن يحدث وهو إرسال أسئلة الاستبيانات والاستطلاعات إلى جمهور غير ذي صلة كأن تسأل مثلاً شخصاً اشترى الملابس منك عن تقييمه لشراء جهاز كهربائي.
- الأمثلة الأخرى هي الأسئلة غير المقروءة بشكل جيد أو الغامضة أو المبهمة أو غير المفهومة.
الطريقة الأبسط والأقل تكلفة لتحديد الخطط والأهداف المستقبلية للمؤسسة هي الاستبيان الإلكتروني أونلاين، لكن هذا لا يعني أن بإمكان كل استبيان إلكتروني أن يمتلك مثل هذه القدرة، إذ يجب مراعاة مبادئ وضع الأسئلة عند إنشاء الاستبيان. تعرَّف على مبادئ ونصائح كتابة أسئلة الاستبيان في هذه المقالة:
ثماني نصائح جوهرية عن كتابة أسئلة الاستبيان
الاستراتيجيات التالية تعمل بشكل جيد لتجنب هذا الخطأ:
- عدم الاستعجال بل قضاء مزيد من الوقت في اختيار أنواع الأسئلة.
- استخدم نماذج الاستبيانات الجاهزة من موقع متخصص مثل بُرس لاين.
- اختبار الاستبيان مع بعض الأشخاص قبل تفعيله وإرساله إلى الجمهور. إذا كنت ترغب في إرسال رابط الاستبيان الذي قمت بإنشائه إلى فريق نجاح العملاء في بُرس لاين فيمكننا توجيهك وإرشادك.
5. تجنب إنشاء عدد كبير من الأسئلة التي يكون الرد عليها إلزامياً
بالنسبة لك كمصمم استبيان إلكتروني يمكنك إجبار الإجابة على كل سؤال بنقرة واحدة فقط، لكن وضع عدد كبير من الأسئلة التي يكون الرد عليها إلزامياً – وخاصةً إذا كانت تتعلق أيضاً بمعلومات شخصية – سيجعل المجيب يتوقف عن الإجابة وينصرف عن الاستبيان الإلكتروني.
هناك ثلاث طرق لتجنب هذا الخطأ:
- فكر جيداً بناءً على أهداف الاستطلاع إن كانت الإجابة عن كل سؤال يجب أن تكون إلزامية أم إنه من الأفضل فقط الإجابة عن السؤال، فإن كانت العبارة الأخيرة تنطبق على سؤال الاستبيان فلا تجعل الرد عليه إلزامياً.
- في الأسئلة متعددة الخيارات وأسئلة المقياس الخطي أضف خيار ”ليس لدي رأي“ أو الخيار ”آخر“ أو ما شابه من خيارات، فهذا يساعد المجيبين على إيجاد خيار مناسب للجواب الذي أمامهم إن لم يعثروا على إجابته من بين خيارات الإجابة.
- إذا كنت تستخدم أسئلة ذات إجابات شخصية أو سرية فاشرح للجمهور أن هذه المعلومات تبقى سرية ولن يتم تسريبها.
6. لا تترك جمهورك في نهاية الإجابة على الاستبيان والاستطلاع
إن معدل الاستجابة للاستبيان هو العامل الأكثر أهمية وضرورية؛ لكن ثاني أهم عامل هو النافذة التفاعلية الجديدة التي يتم فتحها مع العميل من خلال إنشاء استبيان إلكتروني، فبعد أن يجيب الجمهور والعملاء على أسئلة الاستبيان من الأفضل توجيه العميل إلى الصفحة التي تريدها من خلال تخصيص صفحة الشكر، حيث يمكن أن تكون هذه الصفحة تعريفاً بمنتج جديد أو حدث قادم أو صفحة خصم خاص.
بالإضافة لذلك ففي الحالات التي تَستخدم فيها استبياناً إلكترونياً أثناء معرض أو ندوة أو حدث فمن الأفضل توجيه المجيب إلى صفحة التقارير في النهاية أو ضبط أن يتم تحميل الاستمارة تلقائياً من أجل المجيب التالي.
7. لا تطلب معلومات غير ضرورية
إذا كنت تتطلع تسعى على اختصار وقت الإجابة على استبيان وتقليل عدد أسئلة الاستبيان فإن إحدى أفضل الطرق هي تجنب طرح أسئلة غير ضرورية وخاصةً أسئلة مثل اسم العميل ومعلومات اتصاله وتاريخ عمليات شرائه وطلباته التي لديك معلومات عنها.
باستخدام إمكانية «إدراج معلومات خفية» يمكنك استخدام المعلومات التي لديك في الاستبيان، وبالطبع يمكنك أيضاً استخدام واجهة برمجة تطبيقات بُرس لاين وإجراء تكامل بين قواعد البيانات المختلفة بسهولة.
النتيجة
تُعتبر الاستبيانات والاستطلاعات الإلكترونية أداة بسيطة لإجراء مختلف أنواع أبحاث السوق وتقييم رضا العملاء والموظفين وغيرها من التطبيقات، لكن إذا لم تكن هذه الأداة المهمة لا تلبي المعايير المطلوبة فلن تؤدي إلى عدم تطور المؤسسة فحسب بل ستكون أيضاً عقبة رئيسية أمام تحقيق أهدافها. إذا لم تكن لديك المهارات اللازمة لإنشاء الاستبيانات والاستطلاعات الإلكترونية وكنت تريد حلاً أسرع للحصول على استبيان صحيح فيكفي استخدام نماذج الاستبيانات الجاهزة مسبقاً من بُرس لاين والتي تم أخذ الملاحظات المذكورة في هذه المقالة بعين الاعتبار فيها.
