إن الحصول على ملاحظات العملاء أو ما يعرف أيضاً باسم الحصول على التغذية الراجعة من العملاء مهم جداً بالنسبة للأعمال المعنية بإنتاج البضائع أو توفير الخدمات التي يحتاج إليها الزبائن، حيث لا تمثل التغذية الراجعة من العملاء دليلاً رائعاً للمدراء من أجل اتخاذ القرارات الملائمة فحسب؛ وإنما يمكن وصفها بالضرورية أيضاً بغية قياس رضا العملاء وكذلك قياس ولاء الزبائن.
إذا كانت إحدى مشاكلك تتمثل دوماً في عدم امتلاك المعلومات الكافية عن العملاء أو إذا كنت لا تعرف كيفية حث الزبائن على ملء استمارة استبيان رضا العملاء الخاصة بك فإن قراءة هذه المقالة التي توضح أهمية التغذية الراجعة من العملاء تفيدك جداً.
مقالنا هذا سيفتح نافذة أمامكم للتعرف على 7 من أفضل طرق الحصول على ملاحظات العملاء وتطبيقها في جوانب العمل المختلفة بما في ذلك أبحاث السوق أو اختبار المنتجات أو الخدمات فضلاً عن خدمات ما بعد البيع.
Table of Contents
ما هي ملاحظات العملاء؟
ملاحظات العملاء أو التغذية الراجعة للعملاء (customer feedback) هي المعلومات ووجهات النظر والقضايا والمدخلات التي يشاركها العملاء حول تجاربهم مع شركتك أو منتجك أو خدماتك.
تساعد هذه المعلومات على تحسين تجربة العملاء، ومعرفة اتجاه التطوير وتحسين الأعمال الذي يجب عليك اتباعه من أجل إرضاء العملاء.
لماذا تعتبر ملاحظات العملاء مهمة؟
ملاحظات العملاء مهمة لأنها تعمل كبوصلة ترشد شركتك إلى الاتجاه الأمثل للنمو. من خلال الاطلاع على التعليقات الإيجابية والسلبية للعملاء وتحليلها يمكنك الوصول إلى النتيجة الأفضل التي تساعدك على تطوير شركتك بما يتناسب مع متطلبات العملاء لكي تحسن من تجربته وتبقى دائما في ذهنهم.
المتطلبات المسبقة لاختيار إحدى طرق الحصول على ملاحظات العملاء
قبل أن تبدأ في الحصول على التغذية الراجعة من العملاء من أجل دراستها ينبغي عليك أن تعرف بالضبط ”لماذا“ تريد الحصول على ملاحظات العملاء وكيف عليك أن تطرح أسئلة استبيان رضا العملاء، حيث أن اختيار الطريقة الأذكى والأفضل للحصول على ملاحظات العميل مرهون بمعرفة النتائج المتوقعة سلفاً.
وكذلك قبل البدء في الحصول على ملاحظات العملاء فإنه من الأفضل تصنيف العملاء أيضاً بحيث يمكنك استخدام الطريقة المناسبة بناءً على تفاصيل كل فئة، لذلك قبل أن تبدأ بتنفيذ الخطة خذ النقاط المذكورة أدناه بعين الاعتبار:
- حدد أي جزء من تجربة العميل تريد تحسينه.
- ماذا ستفعل بالبيانات التي تجمعها؟ من المهم ”متابعة“ ما تعلمته من ملاحظات العملاء! إذا كان تصميم موقع متجرك عبر الإنترنت مربكاً من وجهة نظر الزبائن فينبغي عليك أن تكون مستعداً للاستثمار وتخصيص الموارد اللازمة من أجل إعادة تصميم متجرك الإلكتروني.
- قم بإعداد أسئلة استطلاع رأي العملاء بناء على تطلعاتك.
- حدد الطريقة المطلوبة من أجل الحصول على ملاحظات العملاء بغية دراستها وذلك بناءً على تصنيف الزبائن.
أنت تجد نفسك الآن في مواجهة التحدي الذي يتضمنه السؤال المعني بالبحث عن أفضل القنوات لتلقي التغذية الراجعة من العملاء على ضوء الأهداف الموضوعة.
7 طرق من أجل الحصول على ملاحظات العملاء
ربما تكون قد لاحظت أثناء تصنيف العملاء أن بعض الزبائن لا يرغبون في التواصل عبر البريد الإلكتروني على الإطلاق أو أن بعضهم لا يتحقق حتى من الرسائل القصيرة (SMS) أيضاً أو أن بعض العملاء يعارض ملء استطلاعات الرأي الورقية أو أن بعضهم الآخر يختار المشاركة عبر وسائل التواصل الاجتماعي أكثر من أي مكان آخر، وبالتالي حتى تتمكن من الحصول على النتيجة الصحيحة من الاستبيان الخاص بك فإن عليك اختيار أفضل طرق الحصول على ملاحظات العملاء والتغذية الراجعة منهم.
الطرق السبعة المذكورة أدناه ستساعدك على إجراء أفضل اختيار ممكن لتلقي ملاحظات وتعليقات العملاء.
الاستطلاع والاستبيان من أجل الحصول على ملاحظات العملاء
إن إنشاء استبيان قياس رضا العملاء ليس بالأمر الهين، حيث يمكن طرح العديد من الأسئلة على العميل في مثل هذا الاستبيان إلا أنه ينبغي توخي الدقة عند اختيار الأسئلة.
عند إنشاء استطلاعات رأي قصيرة عبر بُرس لاين والتي تكون عادةً عبارة عن سؤال واحد يمكنك استخدام ميزات «النافذة المنبثقة» و«عدم عرض زر الإرسال» و«الإغلاق التلقائي»، وبإمكانك أيضاً عرض الاستبيان بشكل ذكي بناءً على سلوك المستخدمين في البرنامج أو الموقع الوب الخاص بأعمالك التجارية عن طريق واجهة برمجة التطبيقات (API) المقدمة من بُرس لاين.
إذا كنت ترغب في إنشاء استمارة استبيان عملاء تعطيك نتائج فعالة ومفيدة حقاً فينبغي أن تضع هذه المبادئ بعين الاعتبار:
- اختر الأسئلة التي تساعدك على تحقيق الأهداف المرجوة فقط.
- كل سؤال ينبغي أن يبحث فقط عن الإجابة على نقطة محددة واحدة.
- حافظ على مقياس أسئلة موحد في كامل الاستبيان.
- اعرض على كل عميل الأسئلة ذات الصلة بإجاباته فقط بشكل ذكي.
- يجب أن يتمكن العميل من الإجابة عن أسئلة الاستبيان خلال 10 دقائق فقط.
- من الأفضل أن تستخدم الصور والأيقونات ذات الصلة في سياق الأسئلة فضلاً عن استخدام ألوان وصور خلفية مناسبة لرفع معدل الاستجابة.
عند إنشاء استطلاعات رأي طويلة عبر بُرس لاين استخدم نموذج استبيان رضا العملاء أو نموذج استبيان شخصية العميل حيث يمكن تخصيص هذين النموذجين وتعديلهما من قبل المستخدم.
شاهد هذا الفيديو حتى تتمكن من إنشاء استبيان رضا العملاء بشكل أفضل:
استخدام البريد الإلكتروني والرسائل القصيرة
استخدام البريد الإلكتروني والرسائل النصية القصيرة هو من أفضل الطرق للحصول على التغذية الراجعة والتعليقات من عملاء محددين، لذلك يجب:
- التأكد من أن رسائل البريد الإلكتروني التي يتم إرسالها والاستبيان الذي يتم إنشاؤه متوافقة مع أجهزة الهاتف المحمول والأجهزة اللوحية ولن يأتي عرضها منقوصاً على هذه الأجهزة الذكية.
- أن يكون بإمكانك إنشاء روابط محددة ومخصصة لكل عميل بحيث تشاهد معلومات المُجيب وإنجاز متابعة مفيدة معه وأيضا لتتمكن من إدراج معلومات العميل الموجودة لديك في الاستبيان.
- طمأنة العملاء – وخاصة العملاء غير الراضين – بأنه سيتم التعامل مع ملاحظاتهم على الفور. بإمكانك استخدام ميزة «إضافة شرط» وكذلك «تخصيص صفحة الشكر» في استبيانك بحيث أنه بمجرد اكتشاف أن العميل غير راض بناء على ردوده يتم عرض صفحه له تقول: «سيتصل خبراؤنا بك في غضون … ساعة للمتابعة».
إن ميزة «إشعارات البريد الإلكتروني والإشعارات الأخرى» تمكّن الأشخاص المعنيين بالأمر أو المسؤولين في المؤسسة – مثل خبراء قسم صوت العميل – من الاطلاع على حالة العميل بشكل مباشر.
بهذا تتمكن المؤسسة من إنشاء نظام موحد من أجل تنفيذ عملية إدارة وتنظيم الملاحظات والتغذيات الراجعة من العملاء باستخدام بُرس لاين.
قوالب النماذج الجاهزة لاستبيانات رضا العملاء من بُرس لاين.
اختبار قابلية الاستخدام
إن اختبار قابلية الاستخدام – بالمقارنة مع الأساليب المتوفرة الأخرى – يتطلب مزيداً من الإعداد والتخطيط قبل التنفيذ؛ إلا أن هذا الأسلوب يوفر منظوراً ورؤية أعمق أيضاً.
هذه الطريقة المعتمدة لتلقي التغذية الراجعة من المستخدمين أكثر قابلية للتطبيق على المواقع الإلكترونية وكذلك بالنسبة للمنتجات المعروضة عبر الانترنت إلا أنه يمكن تطبيق مبادئها على أي نوع من الأعمال، فعلى سبيل المثال يمكن استخدامه من قبل المطاعم التي تقدم أطباقها الجديدة للعملاء مجاناً لفترة محددة من الزمن من أجل الحصول على ملاحظات العملاء عنها.
المقابلة الاستكشافية مع العملاء
اتبع الأسس التالية خلال المقابلات الشخصية مع الزبائن:
- ركز على وجهات نظر المستخدمين ومواقفهم. واكتشف كيف يفكر المستخدمون فيما يتعلق بقضية ما. فعلى سبيل المثال من المهم تحديد لون تغليف المنتج، لكن الأهم من ذلك هو كون المستخدمين يفهمون استخدامات المنتج أم لا وهل يمكن لهذه الاستخدامات أن تحل المشاكل التي يواجهونها أم لا.
- استخدم طريقة «المشاكل الرئيسية». اطلب من المستخدمين أمثلة عن مشاكلهم الرئيسية أثناء الاستخدام أو حتى عن أجزاء من المنتج/ الخدمة التي تعمل بشكل جيد.
- استفسر عن عادات العملاء. يمكن أن يؤدي سؤال العملاء عن كيفية قيامهم بمهمة معينة إلى تحديد المشكلات التي لم يعرفوها من قبل، فعلى سبيل المثال نقوم في بُرس لاين في أول اتصال لنا مع العملاء المحتملين في مجال الموارد البشرية بسؤال مدير الموارد البشرية كيف يقوم حالياً بتقييم أداء الموظفين واستبيانهم، وعندما نكتشف أنه يستخدم مجموعة واسعة من الاستبيانات الورقية فإننا نعرض عليه ميزات إجراء الاستبيانات الإلكترونية خلال جلسة عرض توضيحية، وعندما نواجه مؤسسة تستخدم أدوات مثل SharePoint فإننا نركز على ميزات بُرس لاين وسرعته وتكلفته للمؤسسة ووحدة الموارد البشرية.
شبكات التواصل الاجتماعي
الإشارات وإعجابات المستخدمين وتعليقاتهم المباشرة على الشبكات الاجتماعية مفيدة، لكن بالإضافة إلى ذلك يمكن أن يكون استخدام نظام استطلاع الرأي الموجود داخل هذه الشبكات مفيداً أيضاً.
هذه الأنظمة تعاني طبعاً من نقاط ضعف مختلفة مقارنة مع خدمات استطلاع الرأي الشاملة التي تقدم للزبائن بواسطة المواقع الإلكترونية المختصة مثل بُرس لاين، لكن عندما تحتاج فقط إلى طرح أسئلة متعددة الخيارات فيمكن الاستعانة بهذه الخدمات المتوفرة داخل شبكات التواصل الاجتماعي.
إذا أردت تغطية نقاط ضعف أنظمة الاستبيان الموجودة في شبكات التواصل الاجتماعي فيمكنك القيام بإنشاء استبيان خاص بك في بُرس لاين ومن ثم تقديم رابط الاستبيان للمستخدمين على هذه الشبكات الاجتماعية للإجابة.
تحليل أنشطة المستخدمين على الموقع
هناك أدوات مختلفة مثل أداة جوجل أناليتيكس Google Analytics أو Hotjar أو Ahrefs تساعدك على جمع معطيات مفيدة حول سلوك المستخدمين وتحليل تلك المعطيات دون توجيه الأسئلة إليهم مباشرة.
على سبيل المثال إذا كان لديك محتوى على موقعك الإلكتروني حول خدمة دعم العملاء لكن الزمن الذي يقضيه المستخدمين عليه قصير جداً أو إذا كنت قد صممت مساراً لزوار موقعك الإلكتروني يؤدي إلى تسجيلهم في موقعك لكن معدل تحقُّق هذا الهدف منخفض جداً فيمكنك الاستعانة بالمعلومات التي تم جمعها بالأدوات المذكورة أعلاه من أجل اتخاذ القرار الصحيح الرامي إلى تحسين المحتوى أو صفحات الموقع المختلفة.
كذلك يمكِّنك بُرس لاين أيضاً من وضع نموذج استبيان رضا العملاء على موقعك الإلكتروني لاستطلاع رأي المستخدمين الذين يزورون الموقع مباشرة اما على نافذة منبثقة أو عن طريق الإدخال مباشرتاً الى الصفحة كما الاستبيانات في الأسفل.
الحصول على ملاحظات العملاء عبر الهاتف
طريقة تلقي التغذية الراجعة هذه مكلفة للغاية بالمقارنة مع طرق التواصل الأخرى، ولهذا السبب فإنها لا تلعب الآن إلا دوراً متواضعاً على صعيد تسجيل وجهات نظر الزبائن في العالم اليوم.
تعود شعبية طريقة أخذ ملاحظات العملاء عبر مركز الاتصال إلى الوقت الذي كانت ميزات وإمكانيات خدمات برامج الاستبيان عبر الإنترنت ما تزال قيد التطوير، حيث تخلت المؤسسات والكيانات المختلفة تدريجياً عن طريقة استخدام الهاتف بعد إدراكها لتوفير الوقت والمال والقدرات التحليلية الفورية التي تتضمنها الخدمات الإلكترونية.
إن تلقي التعليقات عبر الهاتف أصبح أكثر استخداماً الآن لتتبع وإغلاق دورة الملاحظات مع الزبائن، فعلى سبيل المثال عند إجراء قياس مؤشر NPS فإنه من الشائع تنسيق المكالمات الهاتفية مع العملاء غير الملتزمين لفهم السبب الجذري لتقييمهم بدقة وللمساعدة في تحسين تجربة العملاء.
الخاتمة
أخيراً يجب الإشارة إلى أنه لا توجد أفضل طريقة للحصول على التغذية الراجعة من العملاء، حيث تحتاج الشركات إلى استخدام مزيج من هذه الاستراتيجيات السبع للتأكد من أنها تجمع بيانات جيدة. في النهاية فإن القرار والجهد لاتخاذ الإجراءات التصحيحية المبنية على تحليل ملاحظات العملاء هما ما يمكنهما تحسين تجربة العميل. فمن غير المجدي جمع المعلومات دون بذل الجهد البشري والإنفاق المالي اللازمين دون اهتمام المدراء.
