Çalışan deneyimi yönetimi tasarımı

Çalışan deneyimi yönetimi nedir?

Çalışan deneyimi yönetimi, çalışanların şirkete girdikleri andan kuruluştan çıkana kadar insan kaynakları biriminin stratejik hedefidir. İnsan kaynakları yönetiminin yalnızca ve sürekli olarak ofis ve istihdam işleri, maaş ve ücret hesaplama, giriş ve çıkış, izin ve sigorta listeleri ile uğraştığı dönemler artık bitti. Günümüzde çalışanların deneyimini yönetme bağlamında modern insan kaynakları yönetimi, yetkinlikleri geliştirmek, çalışanların ve yöneticilerin zayıf ve güçlü yanlarını tespit etmek, çalışma ortamını iyileştirmek, şirkete ve hedeflerine bağlı kalmak için çalışanlardan sürekli geri bildirim almak istemektedir.

Kuruluşlar, çalışanların iş yeri ve işlerindeki deneyimlerinin olumlu olduğunda müşteri deneyiminin de iyi olduğunu keşfettiler ve bu doğrultuda iş bağlılığı, çalışan memnuniyeti, iş tatmini, çalışan performans değerlendirmesi, 360 derece değerlendirmesi, kuruluş kültürü değerlendirmesi, çalışan tazminatı ve motivasyon teknikleri değerlendirmesi, çalışan davranışları ve bilgi yeterliliklerinin değerlendirilmesi, kişisel ve mesleki gelişim planlarının üretilmesi, insan kaynakları kariyer gelişimi ve kuruluşun yetenek yönetimi artık insan kaynakları kitapları, dersleri ve seminerlerinde olan akademik ve güzel sözler değildir.

İnsan kaynakları değerlendirmelerin yararları

Sistematik ve düzenli yapılan çalışan anketleri kuruluş için birçok fayda sağlayacaktır. Örneğin:

• Çalışanlara fikirlerinin ve görüşlerinin önemli olduğunu ve kuruluşun çalışma ortamını ve çalışan deneyimini geliştirmek için çaba sarf ettiğini gösterir. Çalışan anketi sonuçlarını saklayacak ve arşivleyecekseniz ve sonuçlar iyileştirici faaliyete yol açmayacaksa, personelin bu konuda karamsar olmaması için bu değerlendirmeyi yapmamanız tavsiye edilir.

• Çalışan anketleri ve çeşitli periyodik performans değerlendirmeleri, yöneticilerin performanslarının güçlü ve zayıf yönlerini, politikaları, teknolojileri ve şirket uygulamaların tanımlar ve operasyonel iyileştirme, maliyet azaltma ve çalışanların iş memnuniyetine yol açabilir. Çalışan deneyimi yönetimi uygulamasında yapılan anketlerinin sonuçları sadece insan kaynakları birimini değil, kuruluşun tüm yönlerini etkileyecektir.

• Personeli elde tutma süresi artar ve personel alım ve değiştirme maliyetleri azalır.

• İnsan kaynakları açısından istenen müşteri deneyimine ulaşmanın önündeki engeller ve faktörler belirlenecektir. Birçok şirket, çalışanların önemli bir yaratıcılık ve yenilik kaynağı olduğuna inanmıyor. Oysa personel anketleri ile onlardan kolayca iş süreçlerini ve işlemlerini iyileştirmek için çözümler önermeleri istenebilir.

Çalışan deneyimi yönetimi uygulaması için gereken İnsan kaynakları anket örnekleri

Çalışan anketinin hedeflerini belirlemenin önemi nedir ve hedefler nasıl formüle edilmelidir?

İnsan kaynakları anketinden beklenen hedefler ve sonuçlar doğru bir şekilde tanımlanmamış ise, kuruluşun üst düzey yöneticileri ve karar vericilerinden ve hatta çalışanlardan bile ona gerekli ilgiyi göstermeleri beklenemez. Bu bağlamda, insan kaynakları yöneticileri, en başından itibaren diğer birimlerin yöneticilerinin de personel anketlerinin planlanmasında yer alması gerektiğini belirtmelidir.

Çalışan deneyimi yönetiminde anketlerin hedefleri, işletme konuları ve diğer birimlerin hedefleriyle açıkça bağlantılı olmalıdır. Başka bir deyişle, insan kaynakları yöneticileri, çalışan anketi analizinin sonuçlarını kurumun genel performansı ile ilişkilendirebilmeli ve müşteri deneyimini geliştirebilmelidir. Aşağıda, personel performans değerlendirme hedefleri ve insan kaynakları anketlerinden bazı örnekler görebilirsiniz:

• Çalışan bağlılığını ve iş memnuniyetini ölçmek ve şirketteki faktörlerini tanımlamak

• Çalışanların inançlarını ve şirketin değerlerine, misyonuna, vizyonuna ve hedeflerine olan bağlılıklarını belirlemek

• Kurumun kültürünü tanımlama ve kurumun misyon ve hedeflerine uygunluk oranını belirlemek

• Kuruluşun plan ve politikalarının başarı oranı ölçümü

• İş birimlerinin performansını iyileştirmek için güçlü yönleri, riskleri ve fırsatları belirlemek

• İstenilen müşteri deneyimini sunmak için her birim personelinin eğitim ve gelişim ihtiyaçlarını belirlemek

• Optimum iş modellerini tanımlamak için farklı iş birimleri veya coğrafi bölgeler arasındaki davranışsal ve işlevsel farklılıkları anlamak

Çalışan deneyimi yönetiminde anketler ve diğer insan kaynakları değerlendirmelerin hedeflerini belirlemek için, yöneticilerin ve insan kaynakları uzmanlarının kendilerine şu soruları sormalarını tavsiye ediyoruz:

1. Hangi bilgileri almak istiyorum veya hangi sorulara yanıt bulmam gerekiyor?
2. Tüm paydaşlar ve ekip üyeleri ilerideki konular üzerinde hemfikir mi? Eğer yanıt hayır ise, farklı görüşler nelerdir?
3. Bu konuları ele almak için şu ana kadar neler yapıldı?
4. Çalışan anketlerinin sonuçları kuruluşun kararlarını nasıl etkiliyor? Örneğin, işe alınmayla ilgili kararlar veya çalışanlara önerilen avantaj paketiyle ilgili kararlar.
5. Tüm çalışanlar sonuçlardan etkilenecek mi yoksa orta yöneticiler veya yeni çalışanlar gibi sadece bir kısmı mı etkilenecek?
6. Çalışan anketlerinin veri toplamaya başlamadan sonuçlarına ve ortaya çıkan kararlar hakkında bilgilendirmeye kadar çeşitli aşamalarının nasıl yapılacağı hakkında bilinçlendirme.
7. Düzeltici önlemlerin nasıl uygulanacağı konusu nasıl ve kimler tarafından izlenecektir?
8. Bir personel anket programının başarısını nasıl ve hangi endekslerle tanımlayacağız?

Çalışan deneyimi yönetiminde anketlerin planlaması

Çalışan anketlerinin etkin ve başarılı bir şekilde uygulanması, anket öncesi, anket sırasında, anket sonrası ve iki anket arasında olmak üzere dört aşamayı planlamayı gerektirir. Aşağıdaki tabloda, bu dört adım için gerekli olan adımlar gösterilmektedir.

Çalışan anketi planlama kılavuzu

Anket öncesi	Anket sırasında	Anket sonrası	İki anket arasında
Anketin amaçlarını ve sonuçların nasıl paylaşılacağını açıklayın.	Anketin amaçlarını ve ardından takip edilmesi gereken eylemleri hatırlatın.	Katılımları için çalışanlara teşekkür edin.	Yapılan eylemlerin başarılı örneklerini açıklayın.
Veri toplama işleminin ne zaman başlayacağını belirtin. Üst düzey yöneticilerin sonuçlara ve sonuçlara bağlı gelişime sadık olduklarını açıkça belirtin.	İnsanların ve personel kimliğinin toplanmadığını açıklayın. Anketin yapıldığı zamanı hatırlatın. Sonuçlara bağlı neden ve nasıl uygulanacağını tekrar belirtiniz.	Son cevaplama oranını yayınlayın. Personelin nasıl iyileştirici eylemlerin planlanması sürecinin bir parçası olabileceğine dair ayrıntılar verin.	Bireylerin ve ekiplerin iyileşme önlemlerinin planlanması ve uygulanmasına katılımını takdir edin. Anket sonuçlarında ve yapılan işlemlerde üst düzey yöneticilerin taahhüdünü ve desteğini açıkça belirtin.
Gelecekteki kararları şekillendirmede yüksek yanıt oranlarının çok önemli olduğunu vurgulayın. Tüm çalışanların katılımının önemini açıkça belirtin. Verilerin nasıl toplanacağını (mesela çevrimiçi anket yardımıyla) bildirin. Çalışanlara veri toplamanın nasıl isimsiz olacağını ve gizliliği nasıl koruyacağınızı temin edin.	Mevcut cevaplama oranını açıklayın. Çalışan katılımının önemini vurgulayın. Çalışanlara neden katılmaları gerektiğini ve süreçte bir sorunla karşılaşırlarsa nasıl çözeceklerini açıkça belirtin.	Her birimin sonuçlarını ilgili yöneticiye gönderin. Yüksek Yöneticiler için bir yönetim özeti hazırlayın. Alınan kararları ve yapılan iyileştirici eylemleri bildirin.	Bir sonraki anketin detaylarını anlatın. Düzeltici faaliyetlerin müşteri deneyimi ve iş performansı üzerindeki etkisini anlatın.

Çalışan deneyimi yönetiminde kullandığınız anketlerin yanıt oranını yükseltmek ve çalışan katılımını artırmak için, çeşitli yollarla bilgilendirme sağlanmalıdır. Bilgilendirme planı ayrıca üst düzey yöneticiler ve orta düzey yöneticiler tarafından takip etmelidir. Örneğin, anket başlamadan birkaç gün önce ve başladığı sırada, bir video vasıtası ile genel müdür, anketin önemini ve sonuçlara dayalı gerçekleştirilecek eylemleri vurgulamaktadır. Şirketin iç sitesinde, çalışan anketleri hakkında detaylar ve çalışanların nasıl katılması gerektiği konusunda bilgiler verin ve kişilerin karşılaşabileceği soruları yanıtlayın.

Ayrıca birim yöneticileri günlük toplantılarda personel anketleri yapılması gerektiğini de vurgulasınlar. Kurumsal e-posta veya SMS gönderme imkanı bulunan şirketlerde, e-posta ve SMS bildirimi, yanıtlama oranlarını artırmada etkilidir. Bu nedenle, kurumda yaygın olan tüm araçlar ve kanallar çalışan anketlerini bildirmek, belirsizlikleri ortadan kaldırmak ve personele anketleri tamamlamalarını hatırlatmak için kullanılmalıdır.

Porsline, çalışan deneyimini yönetmenize ve onları kurumun elçilerine dönüştürmenize yardımcı olur.

Anket mi yoksa görüşme mi? Personel değerlendirmesinde hangisini kullanmak daha doğru olur?

Çalışan deneyimi yönetimi değerlendirmelerinde anket ve form kullanmak nicel metodolojiyi, görüşme düzenlemek ise nitel metodolojiyi temsil etmektedir. Online anket ve online formlarda çoktan seçmeli, spektral ve derecelendirme gibi kapalı uçlu sorular kullanılır ve görüşmede ise açık uçlu sorular, metinsel sorular ya da odak gruplarının oluşumu ve yüz yüze toplantılar kullanılıyor.

Tüm çalışanlar hedef kitleniz olduğunda ve indeksleme, tahmin modelleri üretme, diğer ortak kuruluşlarla veya kıyaslama ölçütleriyle karşılaştırma ve korelasyon analizi gibi istatistiksel analizler yapmak için nicel verilere ihtiyaç duyuyorsanız ve bu bulguları anket verileri ve müşteri memnuniyeti anketi ile ilişkilendirmek istiyorsanız, anket formu ve nicel yöntemler kullanın.

Küçük bir çalışan grubu hedef kitleniz ise, bir anket kullanarak veri topladıktan sonra daha detaylı analiz yapmak ve belirli bir konu ve soruna incelemek istiyorsanız, yüz yüze görüşmeler ve toplantıları kullanmak en iyisidir.

Çalışan performans değerlendirmesi, eğitim kursu etkinliği değerlendirmesi, iş tatmini değerlendirmesi, çalışan bağlılığı ve sadakati değerlendirmesi, yönetici performans değerlendirmesi, 360 derece değerlendirmesi, çalışan görüşleri değerlendirmesi gibi konular genel olarak anket formu şeklinde ele alınır ve ayrıca ankette personelden geri bildirim almak ve görüşlerini öğrenmek için birkaç açık uçlu soru da vardır.