Kayıt Formu Örneği Şablonu

Kayıt, hedef kitlenizin bir etkinlik, eğitim programı, okul veya başka bir hizmetle yaşadığı deneyimin başlangıç noktasıdır. Bu aşama dağınık mesajlar, farklı dosyalar veya kâğıt formlar üzerinden yürütüldüğünde sonuç genellikle aynıdır: eksik veriler, zor takip ve zaman kaybı.

Bu yazıda; webinar kaydı, yarışma kaydı ve kulüp üyeliği gibi farklı senaryoların yanı sıra online okul kaydı, öğrenci konseyi kaydı ve eğitim kurumu kayıtları gibi eğitim ve kurumsal süreçlerde de kullanılabilecek bir kayıt formu örneğini ele alıyoruz. Ayrıca hangi soruların gerçekten gerekli olduğunu, farklı online kayıt süreçlerini nasıl yönetebileceğinizi ve raporlama sayesinde kayıtları nasıl daha doğru ve takip edilebilir hâle getirebileceğinizi göreceksiniz.

Kayıt Formu Nedir?

Kayıt formu, hedef kitlenizle iletişim kurmanın ve kişisel bilgilerini toplamanın bir yoludur. Geçmişte birçok kurum ve şirkette kâğıt kayıt formları kullanılırken, bugün yöneticiler kayıt işlemleri için kâğıt formlar yerine Porsline'ın online formlarını kullanmayı tercih ediyor.

Online form oluşturucu ile farklı amaçlara yönelik kayıt formlarını kolayca hazırlayabilir; kayıt yaptıran kişilerin e-posta adresi, telefon numarası ve yaş, cinsiyet, meslek gibi demografik bilgilerini toplayabilirsiniz. Ayrıca katılımcılar hakkında doğru sorular sorarak daha kapsamlı bilgiler elde edebilir ve gelecekte düzenleyeceğiniz etkinlikleri daha iyi planlayabilirsiniz.

Online kayıt formunda raporlar otomatik olarak ve anlık şekilde güncellenir. Böylece her kişinin kaydettiği bilgilerin ayrıntılarını ve toplam kayıt sayısını hızlıca görebilirsiniz. İstatistiksel ve analitik grafiklerden yararlanarak kayıt yaptıran kişilerin özelliklerine göre etkinlik içeriklerinizi daha doğru şekilde planlayabilir ve daha etkili tanıtım çalışmaları yapabilirsiniz.

Online anket oluşturucunun sunduğu istatistiksel ve analitik grafiklerden yararlanarak kayıt yaptıran kişilerin özelliklerine göre etkinlik içeriklerinizi daha iyi planlayabilir ve daha etkili tanıtım çalışmaları yapabilirsiniz.

Genel olarak kayıt formu, hedef kitlenizin işletmenizle kurduğu ilk temas noktalarından biridir. Porsline'da katılımcılar hakkında doğru sorular sorarak daha kapsamlı bilgiler elde edebilir ve gelecekteki etkinliklerinizi daha iyi planlayabilirsiniz. Ayrıca online kayıt formundaki raporlar otomatik olarak ve anlık şekilde güncellenir; böylece kısa sürede her kişinin kaydettiği bilgilerin ayrıntılarını ve toplam kayıt sayısını görebilirsiniz.

Neden Online Kayıt Formu Oluşturmalısınız?

Kayıt işleminiz birkaç kişiden fazlasını kapsayacaksa, kâğıt formlar veya indirilebilir dosyalar kısa sürede sorun yaratmaya başlar: bilgiler eksik gelebilir, aynı dosyanın birden fazla sürümü dolaşıma girebilir, verileri düzeltmek zorlaşabilir ve kayıtları takip etmek çok fazla zaman alabilir. Buna karşılık online kayıt formu, veri toplamak için standart bir süreç oluşturur. Böylece herkes aynı bağlantı üzerinden forma ulaşır ve tüm veriler tek bir yerde, yönetilebilir şekilde kaydedilir.

Online Kayıt Formunun Pratik Avantajları

1. Her yerden kayıt imkanı: Online kayıt formu sayesinde katılımcılarınızın fiziksel olarak bir yere gitmesine gerek kalmaz; istedikleri zaman ve yerden kayıt olabilirler. Bu, sizin işinizi de kolaylaştırır ve koordinasyon ile takip için daha az zaman harcamanızı sağlar.
2. Bilgileri hızlıca düzenleme imkanı: Kağıt bilgi formlarında kayıt yaptıran kişinin bilgilerinin bir bölümünü düzeltmek için genellikle yeni bir form doldurması gerekir. Bu hem zaman alır hem de ek maliyet yaratabilir. Online form oluşturucu ile bu süreç kısalır ve kullanıcı gerekli bilgileri düzenleyip güncelleyebilir.
3. Kayıt sürecini basitleştirme: Geleneksel yöntemde kâğıt formları incelemek ve kayıt onayını bildirmek için genellikle kayıt sürecini çok daha önceden başlatmanız gerekir. Etkinlik kayıt formu ile kayıt işleminin hemen ardından katılımcılara onay e-postası veya SMS gönderebilirsiniz.

4. Bilgileri tek bir süreçte toplama: Yaygın kayıt yöntemlerinden biri, elektronik kayıt formu dosyasını katılımcılara göndermektir. Ancak bu yöntemde bilgilerin alınması ve bir araya getirilmesi genellikle uzun ve dağınık bir sürece dönüşür. Katılımcıların web sitenize gitmesi, formu indirmesi ve doldurması, ardından dosyayı yüklemesi veya size göndermesi gerekir. Bu durumda en son gelen dosyaları ve güncellemeleri takip edebilmek için e-posta kutunuzu düzenli olarak kontrol etmeniz gerekir.

   Online formda ise kullanıcılar bağlantıya girerek kayıt işlemini tamamlar. Siz de hesabınıza giriş yaparak bilgilere anında erişebilir ve gerektiğinde verileri dışa aktarabilirsiniz.

5. Fiziksel arşive ihtiyaç duymama: Online bilgi formu kullandığınızda dosyaları ve formları arşivlemek için fiziksel bir alana ihtiyaç duymazsınız. Online yöntemde bilgilerin toplanması ve saklanması daha hızlı ve daha yönetilebilir hâle gelir.
6. Online sistemlerde veri güvenliği: Online bilgi formunda formun gönderilmesi, verilerin toplanması ve sunucuda saklanması güvenli bir şekilde gerçekleştirilir ve yaygın riskler azalır. Eski yöntemlerde kağıt formlardaki bilgiler genellikle istenmeyen erişim riskine açıktı. Bu nedenle yetkisiz erişimi önlemek için kağıt formların güvenli bir şekilde imha edilmesi gerekiyordu.

Uygulamada bu avantajların kalitesi, seçtiğiniz platforma bağlıdır. Porsline ile online kayıt formunuzu oluşturabilir, yayınlayabilir ve verilerinizi tek bir yerde yönetebilirsiniz.

Ücretsiz anket oluşturmaya başlayın 

Yaygın Kayıt Formu Örnekleri

Bir kayıt formu örneği genellikle sabit bir temel yapıya sahiptir (ad, telefon numarası, e-posta). Ardından kullanım amacına göre bu yapıya birkaç özel alan eklenir. Birden fazla formu sıfırdan oluşturmak yerine bu örneği temel alıp yalnızca senaryoya özel bölümleri değiştirmeniz daha pratiktir.

• Online okul kayıt formu örneği: Günümüzde okul kayıt formu örnekleri, kayıt sürecini daha hızlı, doğru ve takip edilebilir hâle getirdiği için büyük ölçüde kâğıt yöntemlerin yerini almıştır. Bu form sayesinde öğrenci ve veli bilgileri düzenli bir şekilde kaydedilir, manuel hatalar azalır ve istediğiniz zaman tüm kayıtları tek bir yerde görüntüleyip dışa aktarabilirsiniz.

• Çekiliş kayıt formu: Çekilişlerde en önemli konulardan biri, bilgileri eksiksiz ve tekrarsız şekilde toplamaktır. Çekiliş kayıt formu örneği ile katılımcı bilgilerini yapılandırılmış şekilde toplayabilir, katılım koşullarını açıkça belirtebilir ve sürecin sonunda kazananı seçmek için düzenli ve hazır bir katılımcı listesi elde edebilirsiniz.

• Tamamlayıcı sağlık sigortası kayıt formu: Tamamlayıcı sağlık sigortası kayıt formu örneği, kişilerin bilgilerini hedefli ve aşamalı sorularla toplamanıza yardımcı olur. Böylece bilgileri manuel olarak kaydetmeye veya aynı bilgiler için tekrar tekrar iletişim kurmaya gerek kalmaz. Sonuç olarak hatalar azalır, dosyaların tamamlanması ve bilgilerin incelenmesi hızlanır.

• Eğitim atölyeleri kayıt formu: Bir kurs veya atölye düzenliyorsanız, eğitim atölyesi kayıt formu yalnızca katılımcı bilgilerini kaydetmek için kullanılan bir araç değildir; aynı zamanda sınıfı daha iyi yönetmenize yardımcı olur. Katılımcının seviyesi, tercih ettiği saat, telefon numarası ve eğitim ihtiyaçları gibi gerekli bilgileri toplayabilir; daha en başından kapasite ve program planlamasını daha doğru yapabilirsiniz.

• Kamp kayıt formu: Kamp kayıt formunda katılımcının temel bilgilerinin yanı sıra acil durum iletişim numarası, gerektiğinde özel durumlara ilişkin bilgiler ve onay formu da önemlidir. Kamp kayıt formu sayesinde tüm bilgiler tek bir süreçte toplanır, Excel çıktısı hazır olur ve kayıtları daha hızlı yönetebilirsiniz. Özel kamplarda (örneğin dini ziyaret amaçlı kamp kayıt formunda) ise ilgili birkaç alanı eklemeniz yeterlidir.

• Web sitesinde kayıt formu örneği: Kayıt formunu web sitenizin içine yerleştirdiğinizde kayıt süreci kısalır ve formun tamamlanma oranı iyileşir. Bu model etkinlikler, webinarlar, kurslar ve üyelikler için oldukça kullanışlıdır. Kodlama yapmadan formunuzu oluşturabilir ve web sitenizin kayıt sayfasında gösterebilirsiniz.

• Proje önerisi yazma atölyesi kayıt formu: Proje önerisi yazma atölyelerinde hem katılım koşullarını açıkça belirtmeniz hem de katılımcılardan doğru bilgileri almanız gerekir (örneğin bölüm, eğitim düzeyi ve önerilen konu). Proje önerisi yazma atölyesi kayıt formu ile tüm ayrıntılar açık ve anlaşılır tek bir formda toplanır; böylece kayıt süreci ve katılımcıların takibi daha kolay ve profesyonel şekilde ilerler.

Webinar kaydından okul kaydına ve farklı hizmetler için online kayıt süreçlerine kadar tüm bu senaryolarda amaç aynıdır: katılımcı için basit bir kayıt süreci oluşturmak, sizin için ise doğru, düzenli ve analiz edilebilir bir çıktı elde etmek.

Bu tür formlar arasındaki fark yalnızca birkaç temel alanda ortaya çıkar. Ana yapı aynı kalır; siz yalnızca senaryoya özel bölümleri ihtiyacınıza göre düzenlersiniz.

Online Kayıt Formu İçin Önerilen Sorular

İyi bir kayıt formu, yalnızca temel bilgileri toplamakla kalmaz; daha sonraki kararlarınızda kullanabileceğiniz veriler de sağlar. Ancak çok fazla soru sormak, formun tamamlanma oranını düşürebilir. Bu nedenle aşağıdaki soruları formun amacına göre seçin ve yalnızca gerçekten ihtiyaç duyduğunuz bilgileri isteyin.

Tüm bu soruları her kayıt formunda kullanmanız gerekmez. Örneğin basit bir webinar kayıt formunda ad, telefon numarası ve e-posta adresi yeterli olabilir. Ancak bir eğitim programı veya profesyonel etkinlik için katılımcının deneyim seviyesi, katılım amacı ve beklentileri gibi bilgiler de önemli olabilir.

Formu hazırlarken her soru için kendinize şu soruyu sorun: “Bu bilgiyi aldıktan sonra onunla ne yapacağım?” Net bir cevabınız yoksa, büyük olasılıkla o soruyu formdan çıkarabilirsiniz.

Porsline'da Kayıt Formu Oluşturma Rehberi (Adım Adım)

Porsline'ın online anket oluşturma özellikleriyle hem katılımcılar için hızlı ve kolay bir deneyim sunan hem de sizin için düzenli ve yönetilebilir veriler sağlayan bir online kayıt formu oluşturabilirsiniz. Temel bilgileri toplamaktan kapasite kontrolüne, ödeme almaktan otomatik bilgilendirmeye ve sonuçları yönetmeye kadar tüm kayıt sürecini tek bir form üzerinden yürütebilirsiniz.

Online Kayıt Formu Oluşturma Adımları

1) Yeni bir form oluşturun veya hazır anket şablonlarından başlayın

Henüz bir hesabınız yoksa önce Porsline'a kaydolun ve ücretsiz bir hesap oluşturun. Daha önce kaydolduysanız Porsline hesabınıza giriş yapmanız yeterlidir.

Giriş yaptıktan sonra önünüzde iki seçenek vardır:

• Yeni anket oluştur seçeneğine tıklayın ve kayıt formunuzu sıfırdan tasarlayın.
• Ya da hazır anket şablonları bölümünden bir kayıt formu örneği seçin ve kendi senaryonuza (etkinlik, webinar, okul, eğitim kurumu vb.) göre özelleştirin.

Hazır şablonları kullanmak, başlamanın en hızlı yoludur. Çünkü soru yapısı, adımların sırası ve temel ayarlar önceden hazırlanmıştır; sizin yalnızca senaryonuza özel bölümleri düzenlemeniz gerekir.

2) Temel Bilgileri Standart Sorularla Toplayın

Kayıt verilerinin düzenli, güvenilir ve hatasız olması için Oluşturma aşamasında uygun soru türünü ve doğru kalıbı kullanmanız gerekir. Porsline'da bu aşama tamamen hazır ve kontrol edilebilir durumdadır:

• Ad ve soyad için Kalıplı Metin kullanın ve Farsça harfler kalıbını etkinleştirin.
• Telefon numarası için hazır cep telefonu numarası kalıbını seçin; böylece yalnızca doğru format kabul edilir.
• E-posta için E-posta soru türünü kullanın; böylece doğrulama otomatik olarak gerçekleştirilir.

Oluşturma aşamasında Kalıplı Metin sorusunda kullanabileceğiniz bir dizi hazır kalıp bulunur. Yani en yaygın formatlar (Farsça harfler, cep telefonu numarası, ulusal kimlik numarası, Şemsi tarih, sayısal kod, IBAN numarası, kart numarası, telefon numarası, saat, İngilizce harfler, Miladi tarih, araç plakası ve serbest metin) önceden tanımlanmıştır ve yalnızca bir seçimle etkinleştirilebilir.

Kullanmak istediğiniz özel format hazır kalıplar arasında yer almıyorsa Regex ile kendi kalıbınızı tanımlayabilirsiniz. Bu sayede herhangi bir özel yapı (örneğin personel kodu, öğrenci numarası, kurum içi kimlik numarası veya kuruma özel bir format) tam olarak istediğiniz şekilde doğrulanır.

3) Farklı Kayıt Seçeneklerini ve Akışlarını “Mantık” ile Yönetin

Birden fazla kayıt türünüz varsa (örneğin birden fazla etkinlik, seans veya hizmet), Çoktan Seçmeli veya Açılır Liste kullanın. Ardından Mantık ile her grubu kendisiyle ilgili sorulara yönlendirin; böylece form kalabalık ve kafa karıştırıcı hâle gelmez.

4) Teşekkür Sayfasını Özelleştirin

Bitiş sayfasında “Kaydınız başarıyla tamamlandı” gibi bir onay mesajı gösterin. Gerektiğinde ek bilgiler, tarih ve konum, online toplantı bağlantısı veya rehber dosyası gibi içeriklere yönlendiren bir bağlantı da ekleyin.

5) Gerekiyorsa Kayıt Ücretini “Ödeme” ile Alın

Kursunuz, atölyeniz veya etkinliğiniz ücretliyse forma Ödeme sorusunu eklemeniz yeterlidir. Tutar sabit olabilir veya kullanıcının seçimlerine (örneğin kurs türü, seviye veya ek seçenekler) göre dinamik olarak değişebilir.

Buradaki önemli nokta, Porsline'ın kendi özel ödeme ağ geçidinizi (web siteniz ve işletmeniz adına aldığınız ödeme ağ geçidini) doğrudan forma eklemenize olanak tanıyan tek Türkçe form oluşturucu olmasıdır. Böylece ortak ödeme ağ geçitlerini kullanmanız gerekmez ve ödeme doğrudan markanızın adıyla gerçekleştirilir. Bu da hem kayıt yaptıran kişinin güvenini artırır hem de finansal süreci daha şeffaf ve profesyonel hale getirir.

6) Belgeleri “Dosya Yükleme” ile Alın

Dosya gerektiren kayıt işlemlerinde (örneğin kart görseli, referans mektubu veya özgeçmiş) Dosya Yükleme sorusunu ekleyin ve izin verilen dosya türünü (PDF, görsel vb.) belirleyin. Gerektiğinde fotoğraf çekme özelliğini de etkinleştirin.

7) “Tasarım” Aşamasında Formun Görünümünü Markanızla Uyumlu Hale Getirin

Porsline'da form düzeni yalnızca renk ve logoyla sınırlı değildir; soruların ve sayfaların görüntülenme yapısını tamamen kontrol edebilirsiniz.

Formun sayfa düzenini oluşturmak için Soru Grubu soru türünü kullanabilirsiniz. Soruları tek sayfada göster seçeneğini etkinleştirdiğinizde, bu gruptaki tüm sorular tek bir sayfada gösterilir. Bu yöntem formu bölümlere ayırmak (örneğin kişisel bilgiler, etkinlik bilgileri ve ödeme) için oldukça kullanışlıdır ve formun daha düzenli ve okunabilir görünmesini sağlar.

Ayrıca farklı soru türlerine görsel ekleyerek açıklamaları daha anlaşılır hale getirebilir veya kullanıcının dikkatini çekebilirsiniz. Her sorunun düzen ayarlarından aşağıdaki seçenekleri belirleyebilirsiniz:

• Görselin veya videonun görüntülenme biçimi (sorunun üstünde, yanında vb.)
• Görselin konumu; mobil ve masaüstü için ayrı ayrı
• Mobil görünümde düzeni bozmadan görsel boyutunun sayfaya uyarlanması

Bu düzeyde düzen kontrolü, formunuzun hem görsel açıdan profesyonel olmasını hem de mobil ve masaüstündeki kullanıcı deneyiminin tutarlı ve sorunsuz kalmasını sağlar.

8) Zamanlamayı ve Kapasiteyi “Ayarlar” Aşamasından Kontrol Edin

Otomatik başlangıç ve bitiş zamanı ayarını yaparak kayıt formunun yalnızca belirlediğiniz tarih aralığında aktif olmasını sağlayın.

Kapasiteniz sınırlıysa Yanıt sayısı sınırı özelliğini etkinleştirin. Böylece belirlediğiniz sınıra ulaşıldığında form otomatik olarak kapanır ve istediğiniz mesaj görüntülenir.

9) Bildirimleri Etkinleştirin (Kayıt Yaptıran Kişi ve Kayıt Sorumlusu İçin)

Ayarlar bölümündeki Bildirimler sekmesinden form gönderildikten sonra bildirim gönderilmesini etkinleştirebilirsiniz. Böylece kayıt işleminin hemen ardından:

• Kayıt yaptıran kişiye onay mesajı gönderilir (e-posta, SMS veya mesajlaşma uygulamaları aracılığıyla).
• Ekibinize veya kayıt sorumlusuna bildirim gönderilir.

E-postanın yanı sıra SMS, Telegram veya Bale üzerinden de bildirim gönderebilirsiniz. Böylece kendi sürecinize uygun en hızlı kanalı seçebilirsiniz. Kendi SMS panelinizi kullanıyorsanız bu paneli Porsline'a bağlayabilir ve mesajların doğrudan aynı servis üzerinden gönderilmesini sağlayabilirsiniz.

Mesaj metinlerini kişiselleştirmek için Piping kullanın. Örneğin @ yazarak yanıtlayanın adını veya etkinlik başlığını mesaja ekleyebilirsiniz. Birden fazla etkinliğiniz veya sorumlunuz varsa Yanıt Gönderme Koşulları ile bildirimleri ayırabilir ve her kişinin yalnızca kendisiyle ilgili mesajları almasını sağlayabilirsiniz.

10) Formu Yayınlayın: Bağlantı, Web Sitesi, Pop-up ve WordPress

• Form bağlantısını sosyal medyada, SMS veya e-posta yoluyla paylaşın.
• Formu web sitenizde göstermek için Gönder aşamasından HTML görüntüleme kodunu alın. Pop-up gibi farklı görüntüleme biçimleri için de ilgili kodu kullanabilirsiniz.
• Özel alt alan adınız varsa bağlantının son bölümünü formun başlığıyla ilişkili olacak şekilde düzenleyerek daha profesyonel bir bağlantı oluşturun.
• WordPress tabanlı bir web siteniz varsa Porsline eklentisini kurun ve shortcode kullanarak formu istediğiniz sayfada gösterin.

11) Sonuçları Yönetin ve Analiz Edin (Sonuçlar Tablosu, Filtre, Rapor Oluşturucu)

Rapor aşamasındaki Sonuçlar Tablosu bölümünde tüm yanıtları görebilir ve gerektiğinde dışa aktarabilirsiniz.

Porsline tüm bu özellikleri ücretsiz olarak kullanımınıza sunar; bu nedenle bu fırsatı kaçırmayın.

Porsline'ın tüm bu hizmetlerinden yararlanmak için hemen kaydolun ve ilk anketinizi oluşturun. Sorunuz varsa veya daha fazla yardıma ihtiyacınız varsa [email protected] adresine e-posta gönderin.

Ücretsiz anket oluşturmaya başlayın 

Online Kayıt Formu Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

1) Kayıt Sayısında Sınırlama Olmayan En İyi Ücretsiz Form Oluşturucu Hangisidir?

Gerçekte çoğu “ücretsiz” araçta kayıt sayısı için bir sınır vardır. Porsline'da ücretsiz hesap ayda 100 yanıta kadar kullanım sunar. Daha yüksek hacimler için ise profesyonel planda, adil kullanım koşuluyla “sınırsız yanıt alma” imkanı sunulur.

2) Kayıt Formuna Online Ödeme Nasıl Ekleyebilirim?

Porsline'da Ödeme sorusunu ekleyerek ödemeyi kayıt formunuza bağlayabilirsiniz (örneğin kurs, atölye veya ürün satışı için). Ayrıca Zarinpal veya Zibal gibi ödeme aracıları üzerinden ödeme sistemini bağlayabilir ve ödeme durumunu raporlardan kontrol edebilirsiniz.

3) Kayıt Kapasitesini Nasıl Sınırlandırabilirim (Örneğin Yalnızca 50 Kişi) ve Kapasite Dolduğunda Formu Nasıl Kapatabilirim?

Kapasitesi sınırlı etkinlikler ve kurslar için Yanıt sayısı sınırı özelliğini kullanabilirsiniz. Kapasiteyi (örneğin 50) belirlersiniz ve kapasite dolduğunda form otomatik olarak erişime kapanır. Ayrıca bitiş sayfasında gösterilecek mesajı da özelleştirebilirsiniz. Bu özellik profesyonel planda sunulmaktadır.

4) Kayıt Formunu WordPress Siteme Ekleyebilir veya Bağlantısını Instagram'da Paylaşabilir miyim?

Evet. Web sitenizde formu farklı görüntüleme biçimleriyle (örneğin iframe, pop-up veya widget) sayfalarınıza yerleştirebilirsiniz. WordPress kullanıyorsanız Porsline'ın WordPress eklentisinden yararlanabilirsiniz.

Instagram için en basit yöntem, form bağlantısını Bio veya link-in-bio alanına eklemek ve kullanıcıları Story ya da gönderileriniz üzerinden bu bağlantıya yönlendirmektir.

5) Sahte Kayıtları Nasıl Önleyebilirim ve Cep Telefonu Numarasının Gerçek Olduğundan Nasıl Emin Olabilirim?

Kayıt yaptıran kişinin mutlaka tanımlanabilir olması gerekiyorsa, daha hassas senaryolarda katılımcı kimlik doğrulama özelliğini SMS, kod veya e-posta aracılığıyla kullanabilirsiniz. Ayrıca tekrarlanan kayıtları azaltmak için birden fazla yanıt gönderilmesini önleme özelliğinden de yararlanabilirsiniz.