İletişim Formu Örneği Şablonu

Bir web sitesi ziyaretçisi soru sormak, hizmet talebinde bulunmak, görüş paylaşmak veya ekibinizle iletişime geçmek istediğinde, doğru iletişim kanalını bulmak için uzun süre arama yapmak zorunda kalmamalıdır. İletişim formu, mesajların e-posta kutularında, WhatsApp konuşmalarında veya takip edilmesi zor yorumlar arasında dağılmasını önleyerek taleplerin düzenli ve yönetilebilir şekilde toplanmasını sağlar.

Bir e-ticaret sitesi, hizmet platformu, açılış sayfası veya eğitim platformu yönetiyor olmanız fark etmez; iletişim formu ziyaretçilere sorularını iletebilecekleri doğrudan bir kanal sunarken, ekibinize de iletişimin nedenini anlamaya yardımcı olacak temel bilgileri sağlar ve yanıt önceliklerini belirlemeyi kolaylaştırır.

Bu nedenle iletişim formu; şirket web sitelerinde, online mağazalarda ve hizmet sayfalarında ziyaretçilerin taleplerini iletebileceği doğrudan bir iletişim kanalı olarak kullanılır. Aynı zamanda ekibinizin talebin amacını ilk aşamadan itibaren anlamasına yardımcı olur.

İyi tasarlanmış bir iletişim formu her ziyaretçiyi müşteriye dönüştürmeyi garanti etmez. Ancak kritik bir aşamadaki sürtünmeyi azaltır: Ziyaretçi mesajını nereye yazacağını bilir, ekibiniz ise bu mesajı nasıl yöneteceğini ve takip edeceğini net şekilde görebilir.

Bu şablon; web sitesi sahipleri, satış ekipleri, müşteri hizmetleri ekipleri ve gelen iletişim taleplerini daha düzenli yönetmek isteyen pazarlama ekipleri için uygundur. Hazır iletişim formu şablonunu kullanarak başlayabilir, ardından alanları şirketinizin talep toplama sürecine göre özelleştirebilirsiniz.

İletişim Formu Nedir?

İletişim formu, ziyaretçilerin mesaj, hizmet talebi, soru, şikayet veya geri bildirim gönderebilmesi için web sitesine ya da açılış sayfasına eklenen online bir formdur. Birden fazla iletişim kanalı arasında dağınık şekilde iletişim kurmak yerine, ziyaretçilerin taleplerini belirli alanlar aracılığıyla düzenli şekilde iletmelerini sağlar.

Bir iletişim formu genellikle ad soyad, e-posta adresi, telefon numarası, iletişim nedeni ve mesaj içeriği gibi temel alanlardan oluşur. Gerektiğinde hizmet türü, şirket adı veya tercih edilen iletişim yöntemi gibi ek alanlar da eklenebilir.

İletişim formunun amacı yalnızca mesaj toplamak değildir. Aynı zamanda ekiplerin gelen talepleri sınıflandırmasına, iletişimin nedenini daha hızlı anlamasına ve mesajları ilgili kişi ya da departmana yönlendirmesine yardımcı olur.

Porsline’da hazır bir iletişim formu şablonuyla başlayabilir, ardından alanları ve soru akışını web sitenizin veya ekibinizin ihtiyaçlarına göre özelleştirebilirsiniz. Böylece iletişim formunuz, taleplerin toplanması ve değerlendirilmesi için net bir sürecin parçası hâline gelir.

Hazır bir iletişim formuyla sınırlı kalmak istemiyorsanız ve kayıt formları, talep formları, destek formları veya müşteri veri toplama formları gibi farklı form türleri oluşturmanız gerekiyorsa, Porsline’ın online form oluşturma aracı ile ihtiyaçlarınıza uygun, özelleştirilebilir, paylaşılabilir ve analiz edilebilir formlar oluşturabilirsiniz.

Ayrıca hazır anket ve form şablonlarını inceleyerek farklı kullanım senaryolarına uygun örneklerden yararlanabilirsiniz.

İletişim Formunun Önemi

İletişim formunun önemi yalnızca “Bize Ulaşın” sayfasında yer alan bir form olmasından kaynaklanmaz. Asıl değerini, ziyaretçilerden gelen mesajları okunabilir, sınıflandırılabilir ve daha etkili şekilde yanıtlanabilir taleplere dönüştürmesinden alır.

İyi tasarlanmış bir iletişim formu, ziyaretçilerin iletişim nedenlerini daha net ifade etmelerini sağlarken ekiplerin de gelen talepleri daha düzenli yönetmesine yardımcı olur. Böylece mesajlar kaybolmaz, önceliklendirilebilir hâle gelir ve doğru kişilere yönlendirilebilir.

Form doğru şekilde kurgulandığında ekibinize dört temel konuda önemli avantaj sağlar:

Ziyaretçiye Resmi Bir İletişim Kanalı Sunar

Açık ve anlaşılır bir iletişim formu, ziyaretçilerin nasıl iletişime geçeceği konusunda yaşadığı belirsizliği azaltır. Hangi bilgilerin paylaşılması gerektiğini ve ekibinizin kendilerine nasıl geri dönüş yapacağını bilen ziyaretçiler, iletişim sürecine daha kolay dahil olur.

Bu özellikle kurumsal web siteleri, e-ticaret mağazaları, hizmet sayfaları ve açılış sayfaları gibi doğrudan iletişim gerektiren dijital kanallarda önemlidir.

Açılış Sayfalarındaki Sürtünmeyi Azaltır

Ziyaretçinin hizmet talebinde bulunmak veya bir konu hakkında bilgi almak istediğinde sayfadan ayrılması yerine, iletişim formu ona doğrudan bir iletişim yolu sunar.

Form alanları ne kadar açık ve amaca uygun olursa, gönderim süreci de kullanıcı açısından o kadar kolay olur. Kullanıcı deneyimi araştırmaları, gereğinden fazla veya karmaşık alanların formun tamamlanmadan terk edilme olasılığını artırdığını göstermektedir. Bu nedenle yalnızca yanıt vermek veya talebi sınıflandırmak için gerçekten ihtiyaç duyduğunuz bilgileri istemeniz önerilir.

İletişim Nedenini Daha İyi Anlamanıza Yardımcı Olur

Talep türü, istenen hizmet veya ilgili departman gibi bilgileri topladığınızda, gelen mesajları sınıflandırmak genel ve belirsiz içerikli mesajları değerlendirmekten çok daha kolay hâle gelir. Bu sayede satış, destek veya müşteri deneyimi ekipleri yanıt vermeden önce talebin bağlamını daha iyi anlayabilir.

Müşteri mesajları; memnuniyet ölçümü, şikâyet takibi ve müşteri yolculuğundaki sorunlu noktaların belirlenmesi gibi daha geniş süreçlerin bir parçası olduğunda, Porsline’ın müşteri deneyimi çözümleri ile geri bildirim toplama, analiz etme ve müşteri deneyimini veriye dayalı olarak iyileştirme süreçleri daha sistematik şekilde yönetilebilir.

Ekip İçinde Taleplerin Takibini Kolaylaştırır

İletişim formu insan tarafından verilen yanıtların yerini almaz; ancak mesajın daha ilk aşamadan itibaren daha anlaşılır olmasını sağlar. Temel bilgiler düzenli şekilde toplandığında ekipler talepleri önceliklendirebilir, doğru departmana yönlendirebilir ve müşterinin ihtiyacına daha uygun yanıtlar verebilir.

Bu önemlidir çünkü müşterilerin hızlı geri dönüş beklentisi sürekli artmaktadır. Talebin içeriğindeki belirsizlikler ise ekibin çözüm sürecine başlamadan önce daha fazla zaman harcamasına neden olabilir.

HubSpot’un web formları ve potansiyel müşteri oluşturma süreçlerine ilişkin verilerine göre, pazarlamacıların %74’ü potansiyel müşteri toplamak için web formlarını kullanmaktadır. Katılımcıların %49,7’si ise web formlarını en yüksek dönüşüm sağlayan müşteri kazanım araçlarından biri olarak değerlendirmektedir.

Bu veriler her iletişim formunun aynı sonuçları sağlayacağı anlamına gelmez. Ancak online formların, ziyaretçi ilgisini takip edilebilir bir talebe dönüştürmede hala temel kanallardan biri olduğunu göstermektedir.

Özet: İletişim formunun değeri, içerdiği alan sayısıyla değil; ziyaretçi için iletişimi ne kadar kolaylaştırdığı ve ekip için talepleri ne kadar anlaşılır hâle getirdiğiyle ölçülür. İyi tasarlanmış bir iletişim formu yalnızca gerekli bilgileri ister, zorunlu alanları açıkça belirtir ve genel bir mesajı takip edilebilir, değerlendirilebilir ve aksiyona dönüştürülebilir bir talebe dönüştürür.

Ücretsiz anket oluşturmaya başlayın 

İletişim Formu Türleri ve Hangi Durumlarda Kullanılır?

Her web sitesi veya kampanya için tek bir iletişim formu yeterli değildir. Kurumsal bir web sitesindeki “Bize Ulaşın” sayfasında kullanılan form ile reklam kampanyasına ait bir açılış sayfasındaki form ya da teknik destek taleplerini toplamak için kullanılan formun ihtiyaçları farklıdır. Bu nedenle doğru seçim, basit bir soruyla başlar: Hangi tür mesajları toplamak istiyorsunuz?

Doğru form türünü seçmek, daha az soru sorarken daha değerli bilgiler toplamanızı sağlar. Formun amacı ne kadar net olursa, ziyaretçilerin formu tamamlaması ve ekibinizin gelen talepleri değerlendirmesi de o kadar kolay olur.

Porsline’da hazır bir iletişim formu şablonuyla başlayabilir, alanları kullanım amacınıza göre özelleştirebilirsiniz. Daha sonra formunuzu bağlantı ile paylaşabilir, QR Kod aracılığıyla dağıtabilir veya doğrudan web sitenize gömebilirsiniz. Ayrıca yanıtları Excel veya CSV formatında dışa aktarabilir; Google Sheets ve Zapier entegrasyonlarını kullanarak form verilerinizi daha geniş iş süreçlerine bağlayabilirsiniz.

İletişim Formu ile Kayıt Formu veya Talep Formu Arasındaki Fark Nedir?

İletişim formları, kayıt formları ve talep formları görünüş olarak birbirine benzeyebilir. Ancak amaçları ve topladıkları verilerin kullanım şekli farklıdır. Bu nedenle ihtiyaçlarınıza uygun form türünü seçmek önemlidir.

Amacınız genel bir soru almak veya ziyaretçilerin destek ya da satış ekipleriyle iletişime geçmesini sağlamaksa, iletişim formu en uygun seçenektir. Ancak belirli bir yapıya göre katılımcı veya potansiyel müşteri bilgileri topluyorsanız, kayıt formu veya talep formu daha uygun olabilir.

Hizmet veya danışmanlık alanında faaliyet gösteriyorsanız ve müşterinin ihtiyacını iletişime geçmeden önce anlamak istiyorsanız, iş danışmanlığı hizmetlerine yönelik talep formlarından yararlanarak daha ayrıntılı bilgi toplayabilirsiniz.

İletişim Formunda Hangi Alanlar ve Sorular Yer Almalıdır?

Etkili bir iletişim formu oluşturmak için çok sayıda alan eklemeniz gerekmez. Önemli olan, ekibinizin mesajı anlamasına ve doğru şekilde yanıtlamasına yardımcı olacak bilgileri toplarken ziyaretçi için formu gereksiz yere karmaşık hâle getirmemektir.

Yeni bir alan eklemeden önce kendinize şu soruları sorun:

• Bu alan yanıt vermeyi kolaylaştırıyor mu?
• İletişim nedenini daha net anlamamı sağlıyor mu?
• Mesajın doğru kişiye veya departmana yönlendirilmesine yardımcı oluyor mu?

Bu sorulara net bir yanıt veremiyorsanız, ilgili alanı kaldırmak veya isteğe bağlı hale getirmek daha doğru olabilir.

Alanları Dikkatli Seçmek Neden Önemlidir?

Doğru alanları seçmek size şu avantajları sağlar:

• İletişim nedenini ilk aşamadan itibaren anlamanıza yardımcı olur.
• Mesajların destek, satış veya ilgili departmana yönlendirilmesini kolaylaştırır.
• Eksik bilgi içeren taleplerin sayısını azaltır.
• Zaman içinde en sık gelen talep türlerini analiz etmenizi sağlayacak veriler toplamanıza yardımcı olur.

İletişim Formunda Kullanılabilecek Alanlar ve Soru Örnekleri

Formunuz birden fazla talep türüne hizmet ediyorsa, Porsline’daki mantık özelliğini kullanarak ziyaretçinin seçimine göre ek sorular gösterebilirsiniz. Örneğin ziyaretçi “Teknik Destek” seçeneğini işaretlediğinde sipariş numarası veya hata açıklaması gibi alanlar görüntülenebilir. “Hizmet Talebi” seçildiğinde ise hizmet türü veya uygun iletişim zamanı ile ilgili sorular gösterilebilir.

Porsline’da Profesyonel Bir İletişim Formu Adım Adım Nasıl Oluşturulur?

Porsline’da profesyonel bir iletişim formu oluşturmak, yalnızca ad soyad, e-posta adresi ve mesaj alanlarını eklemekten ibaret değildir. Asıl amaç; talebi karşılayan, türüne göre yönlendiren, ilgili ekibe bildirim gönderen ve formu dolduran kişiye talebini daha sonra takip edebilmesine yardımcı olacak bir onay mesajı sunan net bir iletişim süreci oluşturmaktır.

1. İletişim Formunun Amacını Belirleyin

Form alanlarını eklemeye başlamadan önce iletişim formunun amacını netleştirin. Genel sorular mı toplamak istiyorsunuz? Satış talepleri, şikâyetler, teknik destek mesajları, iş birliği teklifleri veya müşteri geri bildirimleri mi almak istiyorsunuz?

Bu karar, formun yapısını doğrudan etkiler. Örneğin teknik destek formunda sipariş numarası ve sorun açıklaması gerekebilirken, satış odaklı bir formda şirket adı, talep edilen hizmet ve iletişim için uygun zaman gibi bilgiler daha önemli olabilir.

2. Formu Porsline’da Oluşturun

Porsline hesabınıza giriş yapın ve sonra hazır iletişim formu şablonunu kullanabilir veya ihtiyaçlarınıza uygun özel bir yapı oluşturmak için sıfırdan yeni bir form hazırlayabilirsiniz.

Formu oluşturduktan sonra doğru ve kolay işlenebilir veriler toplamak için uygun soru türlerini seçin. Porsline, yanıtların daha düzenli toplanmasına yardımcı olan farklı soru türleri sunar.

En Çok Kullanılan Soru Türleri:

• Kısa Metin Sorusu: Ad soyad, şirket adı veya kısa bilgilerin toplanması için uygundur.
• Belirli Formatlı Metin Sorusu: Girilen bilgilerin belirli bir formata uygun olmasını sağlar. Örneğin:
  Yalnızca metin
  Yalnızca sayı
  Tarih
  Cep telefonu numarası
  Harf ve sayı kombinasyonu (kodlar veya referans numaraları)
• Uzun Metin Sorusu: Müşteri mesajları, şikâyetler veya talep detaylarının açıklanması için uygundur.
• Çoktan Seçmeli Soru: Katılımcının birden fazla seçenek arasından tek bir cevap seçmesine olanak tanır. İletişim nedeni veya talep edilen hizmet türü gibi alanlarda kullanılabilir.
• Açılır Liste (Dropdown): Seçenek sayısının fazla olduğu durumlarda sayfanın daha düzenli görünmesini sağlar ve formun uzunluğunu azaltmaya yardımcı olur.

Herhangi bir soru oluştururken aşağıdaki ayarlardan da yararlanabilirsiniz:

• Soruyu zorunlu veya isteğe bağlı olarak belirlemek.
• Sorunun altında açıklama veya yönlendirici bir metin eklemek.
• Gerektiğinde bazı alanlar için varsayılan bir değer tanımlamak.
• Önceki yanıtlara göre soruları göstermek veya gizlemek için mantık kullanmak.

Bir iletişim formunda genellikle aşağıdaki temel alanların bulunması önerilir:

• Ad Soyad
• E-posta Adresi
• Gerekliyse Telefon Numarası
• İletişim Nedeni
• Mesaj veya Talep Detayları

Bunların ardından yalnızca ekibinizin talebi yanıtlamasına veya sınıflandırmasına yardımcı olacak alanları ekleyin. Formu gereksiz yere uzatmaktan kaçının; her soru belirli bir amaca hizmet etmeli ve sonraki takip süreçlerini kolaylaştırmalıdır.

3. Yalnızca İlgili Soruları Göstermek İçin Mantık Kullanın

Formunuz birden fazla talep türünü kapsıyorsa, yanıtlayan kişinin seçimine göre yalnızca ilgili soruların görüntülenmesi için mantık özelliğinden yararlanın.

Pratik Örnekler:

• Katılımcı “Teknik Destek” seçeneğini seçerse, sorun açıklaması, sipariş numarası veya gerektiğinde dosya yükleme gibi ek alanlar gösterilebilir.
• Katılımcı “Hizmet Talebi” seçeneğini seçerse, hizmet türü, şirket adı ve iletişim için uygun zaman gibi sorular görüntülenebilir.
• Katılımcı “İş Birliği” seçeneğini seçerse, iş birliği türü ve faaliyet alanı ile ilgili sorular gösterilebilir.

Bu yöntem sayesinde tüm katılımcılara aynı soruları göstermek yerine, her kişinin yalnızca iletişim nedeni ile ilgili alanları görmesini sağlayabilirsiniz.

4. Ekip ve Katılımcı İçin E-posta Bildirimlerini Etkinleştirin

Form alanlarını oluşturduktan sonra e-posta bildirimlerini etkinleştirin. Böylece yeni bir talep geldiğinde ilgili ekip bilgilendirilir ve aynı zamanda formu gönderen kişi de bir onay mesajı alır.

Ekip bildirimleri, taleplerin yalnızca sonuçlar panelinden takip edilmesine gerek kalmadan hızlı şekilde değerlendirilmesine yardımcı olur. Bu özellik; destek, satış, iş ortaklığı veya müşteri hizmetleri ekiplerinin yeni taleplerden anında haberdar olmasını sağlar.

Örnek iç bildirim mesajı:

Yeni bir iletişim talebi alındı.
Gönderen: @[Yanıtlayan Adı]
İletişim Nedeni: @[İletişim Nedeni]
Lütfen talebi sonuçlar paneli üzerinden inceleyin.

Katılımcıya gönderilen onay mesajı ise talebinin başarıyla alındığını bildirir ve sonraki adımlar hakkında bilgi verir. Ayrıca bu mesajda Yanıtlayan Kimliği bilgisini de kullanabilirsiniz. Her yanıtın kendine ait benzersiz bir kimliği bulunduğundan, bu bilgi daha sonraki takip süreçlerinde referans numarası olarak kullanılabilir.

Kimliği e-posta mesajına eklemek için @ simgesini yazın ve kullanılabilir değişkenler listesinden Yanıtlayan Kimliği seçeneğini seçin. Form gönderildikten sonra bu değer otomatik olarak e-posta içinde görüntülenir.

Örnek onay mesajı:

Bizimle iletişime geçtiğiniz için teşekkür ederiz.
Mesajınız başarıyla alınmıştır ve ilgili ekibimiz talebinizi inceleyerek talebin türüne göre sizinle iletişime geçecektir.
Talep numaranız: @Yanıtlayan_Kimliği
Lütfen bu numarayı daha sonraki takip işlemlerinde kullanmak üzere saklayın.

Bu sayede ekip yeni talepler hakkında anında bilgilendirilirken, katılımcılar da taleplerinin alındığını doğrulayan ve gerektiğinde takip etmelerine yardımcı olacak bilgiler içeren net bir onay mesajı alırlar.

5. Form Gönderiminden Sonra Görüntülenecek Sonuç Sayfasını Özelleştirin

Sonuç sayfası, katılımcının formu gönderdikten sonra gördüğü son adımdır. Bu nedenle açık, anlaşılır ve güven verici olmalıdır.

Bu sayfayı; talebin başarıyla alındığını doğrulamak, sonraki adımları açıklamak veya e-posta onay bildirimi etkinleştirildiyse katılımcıya gelen kutusunu kontrol etmesini hatırlatmak için kullanabilirsiniz.

Örnek mesaj:

Mesajınız başarıyla gönderildi.
Talebinizi takip edebilmeniz için referans numaranızı içeren bir onay e-postası kısa süre içinde tarafınıza iletilecektir. 

Bu sayede katılımcı talebinin başarıyla ulaştığını bilir ve ihtiyaç duyduğunda takip bilgilerine nereden erişebileceğini öğrenir.

6. Form Tasarımını Web Sitenize Uygun Şekilde Özelleştirin

Alanları ve bildirimleri yapılandırdıktan sonra, formun görünümünü web sitenize ve marka kimliğinize uygun şekilde özelleştirin. Form renklerini marka renklerinizle uyumlu hâle getirebilir, yazı tipi ve yazı boyutu ayarlarını düzenleyerek kullanıcı deneyimini iyileştirebilir ve daha tutarlı bir görünüm oluşturabilirsiniz.

Ayrıca şirket logonuzu forma ekleyebilir veya logo ve kurumsal kimliğinize ait görsel öğeleri içeren bir arka plan görseli kullanabilirsiniz. Böylece form, web sitenizin doğal bir parçası gibi görünür ve ziyaretçilere daha bütünleşik bir deneyim sunar.

7. Formu Doğru Yerde Yayınlayın

Formunuzu hazırladıktan sonra öncelikle yanıt kabul edebilmesi için aktif olduğundan emin olun. Ardından paylaşım bölümüne giderek formu hedef kitlenizle paylaşmak için en uygun yöntemi seçin. Porsline; formu doğrudan bağlantı ile paylaşma, QR Kod oluşturma veya web sitenize ekleme gibi farklı yayınlama seçenekleri sunar.

Formu web sitenize yerleştirmek istiyorsanız, ihtiyaçlarınıza uygun görüntüleme yöntemlerinden yararlanabilirsiniz. Formu sayfa içine gömebilir (Embed), açılır pencere (Popup) olarak gösterebilir veya ziyaretçinin formu bir düğme aracılığıyla açmasını sağlayabilirsiniz. Seçiminizi web sitenizin tasarımına ve sunmak istediğiniz kullanıcı deneyimine göre yapabilirsiniz.

Web siteniz WordPress altyapısıyla çalışıyorsa, iletişim formunu “İletişim” sayfasında veya özel bir açılış sayfasında göstermek için gömme seçeneklerini ya da Porsline’ın WordPress entegrasyonunu kullanabilirsiniz. Önemli olan, formun kolay fark edilen bir konumda yer alması ve alanlarının sayfanın amacıyla uyumlu olmasıdır. Böylece ziyaretçiler iletişim kurma sürecini gereksiz derecede uzun veya karmaşık olarak algılamaz.

Ayrıca formu yayınlamadan önce bağlantı önizleme ayarlarını gözden geçirmeniz önerilir. Sayfa başlığını, açıklamayı ve form için kullanılacak görseli düzenleyerek formun sosyal medya platformlarında ve mesajlaşma uygulamalarında daha profesyonel görünmesini sağlayabilirsiniz.

Formunuz bir “İletişim” sayfası için hazırlanmışsa, web sitesi içinde kolay erişilebilen ve görünür bir konumda yer almasına dikkat edin. Bir reklam kampanyası veya açılış sayfası için hazırlanmışsa, alanları mümkün olduğunca kısa tutun ve formun kampanya mesajı ile veri toplama hedefiyle uyumlu olmasını sağlayın.

8. Yanıtları İnceleyin ve Formunuzu Sürekli İyileştirin

Yanıtlar gelmeye başladıktan sonra ekibinize ulaşan bilgilerin kalitesini düzenli olarak değerlendirin. Katılımcılar yeterli ayrıntı sağlıyor mu? “İletişim Nedeni” alanında yer almayan talepler sık tekrar ediyor mu? Talepleri daha iyi sınıflandırmak için ek bir alana ihtiyaç var mı?

Yanıtları analiz etmek için Porsline’daki Raporlar bölümüne gidin. Burada gelen tüm yanıtları düzenli bir şekilde inceleyebilir ve verileri takip edebilirsiniz. Sonuçlar tablosu, her yanıtı ayrıntılı olarak görüntülemenizi sağlar. Böylece her talebi ayrı ayrı inceleyebilir, katılımcıların hangi bilgileri paylaştığını ve yanıtların ne kadar eksiksiz olduğunu değerlendirebilirsiniz.

Ayrıca grafikler bölümünden yararlanarak yanıtlardaki eğilimleri ve tekrar eden kalıpları hızlıca görebilirsiniz. Örneğin en yaygın iletişim nedenlerini veya en fazla talep alan kategorileri belirleyebilirsiniz. Bu göstergeler, geliştirme fırsatlarını tespit etmenize ve veriye dayalı kararlar almanıza yardımcı olur.

Verileri platform dışında paylaşmanız veya işlemeniz gerektiğinde sonuçları Excel ya da CSV formatında dışa aktarabilirsiniz. Ayrıca Google Sheets veya Zapier entegrasyonlarından yararlanarak verileri daha geniş iş akışlarına dahil edebilir ve ekip içi koordinasyonu kolaylaştırabilirsiniz.

Bu yaklaşım sayesinde iletişim formu yalnızca mesaj toplamak için kullanılan bir araç olmaktan çıkar. Müşteri taleplerinin düzenli şekilde karşılandığı, ekibin anında bilgilendirildiği, katılımcının onay mesajı aldığı ve gerektiğinde takip için kullanılabilecek bir referans numarasına sahip olduğu yapılandırılmış bir iletişim sürecine dönüşür.

İletişim Taleplerinizi İlk Mesajdan İtibaren Düzenleyin

Bir iletişim formu, ziyaretçilerin yalnızca mesaj yazdığı bir alan değildir; web siteniz ile ekibiniz arasındaki iletişim sürecinin başlangıç noktasıdır. Doğru alanları seçtiğinizde, mantık özelliğinden yararlandığınızda, e-posta bildirimlerini etkinleştirdiğinizde ve katılımcıya form gönderildikten sonra neler olacağını açıkça gösterdiğinizde, formunuz daha düzenli ve profesyonel bir iletişim deneyiminin parçası hâline gelir.

İlk adımı atmak için Porsline’daki hazır İletişim Formu Şablonu ile başlayabilir, ardından alanları, sonuç sayfasını ve paylaşım yöntemlerini web sitenizin ve ekibinizin ihtiyaçlarına göre özelleştirebilirsiniz.

Ücretsiz anket oluşturmaya başlayın 

İletişim Formu Hakkında Sık Sorulan Sorular

Standart Bir İletişim Formu ile Profesyonel Bir İletişim Formu Arasındaki Fark Nedir?

Standart bir iletişim formu genellikle yalnızca ad, e-posta adresi ve mesaj bilgilerini toplar. Porsline’daki profesyonel bir iletişim formu ise özel alanlar, mantık, e-posta bildirimleri, açık bir sonuç sayfası ve takip amacıyla kullanılabilecek Yanıtlayan Kimliği sayesinde taleplerin ilk andan itibaren daha düzenli yönetilmesine yardımcı olur.

Bu sayede form yalnızca bir mesaj kutusu olmaktan çıkar; taleplerin alınması, sınıflandırılması ve ilgili ekiplere yönlendirilmesi için yapılandırılmış bir sürecin parçası haline gelir.

İletişim Formunda Hangi Temel Alanların Bulunması Önerilir?

İlk olarak ekibinizin talebi anlamasına ve yanıtlamasına yardımcı olacak temel alanları ekleyin: Ad Soyad, E-posta Adresi, İletişim Nedeni ve Mesaj Detayları. İhtiyaçlarınıza bağlı olarak telefon numarası, şirket adı veya iletişim için uygun zaman gibi ek alanlar da ekleyebilirsiniz.

Porsline’da her bilgi türü için uygun soru tiplerini kullanabilirsiniz. Örneğin ad soyad bilgisi için kısa metin sorusu, mesaj detayları için uzun metin sorusu, iletişim nedeni için çoktan seçmeli soru ve seçenek sayısının fazla olduğu durumlarda açılır liste tercih edilebilir. Bu sayede hem katılımcıların formu doldurması kolaylaşır hem de gelen talepler daha düzenli şekilde yönetilebilir.

Mantık Özelliği İletişim Formunu Nasıl Daha Profesyonel Hale Getirir?

Porsline’daki mantık özelliği, katılımcının verdiği yanıtlara göre yalnızca ilgili soruların gösterilmesini sağlar. Örneğin katılımcı “Teknik Destek” seçeneğini seçerse sorun açıklaması veya sipariş numarası gibi ek sorular görüntülenebilir. “Hizmet Talebi” seçeneğini seçerse hizmet türü ve iletişim için uygun zaman gibi sorular gösterilebilir.

Bu yaklaşım, formun daha kısa ve kullanıcı dostu olmasına yardımcı olur. Aynı zamanda ekibiniz, talebin türüne göre daha doğru ve detaylı bilgiler alarak gelen başvuruları daha verimli şekilde değerlendirebilir.

Yeni Bir İletişim Talebi Geldiğinde Ekibe Bildirim Gönderilebilir mi?

Evet. Porsline’da form sahibi veya ilgili ekip için e-posta bildirimleri etkinleştirilebilir. Böylece yeni bir yanıt gönderildiğinde otomatik olarak bildirim alınabilir.

Bu özellik özellikle destek, satış, iş ortaklığı ve müşteri hizmetleri ekipleri için faydalıdır. Çünkü ekip üyelerinin sonuçlar panelini sürekli olarak manuel şekilde kontrol etme ihtiyacını azaltır ve yeni taleplerden anında haberdar olmalarını sağlar.

İletişim Formu Gönderildikten Sonra Katılımcıya Onay Mesajı Gönderilebilir mi?

Evet. Porsline’da, form gönderildikten sonra katılımcıya talebinin alındığını doğrulayan ve sonraki adımlar hakkında bilgi veren bir e-posta onay mesajı gönderilecek şekilde ayarlama yapılabilir.

Örneğin mesajda şu ifadeye yer verilebilir:

Bizimle iletişime geçtiğiniz için teşekkür ederiz.
Mesajınız başarıyla alınmıştır ve ilgili ekibimiz talebinizin türüne göre sizinle iletişime geçecektir.

Bu tür bir mesaj, katılımcıya talebinin başarıyla ulaştığı konusunda güven verir ve formu gönderdikten sonra oluşabilecek belirsizliği azaltır.

İletişim Formu Web Sitesine Gömülebilir mi?

Evet. Porsline, formların doğrudan bağlantı, QR Kod veya web sitesine gömme yöntemleriyle paylaşılmasına olanak tanır. İletişim formu, “İletişim” sayfasının içine yerleştirilebilir veya kullanıcı deneyimine uygun olduğu durumlarda açılır pencere (Popup) olarak görüntülenebilir.

Form şirket web sitesinin bir parçası olarak kullanılıyorsa, ziyaretçilerin kolayca erişebileceği bir konumda yer alması ve sayfanın tasarımıyla uyumlu olması önerilir. Böylece ziyaretçiler formu, web sitesi deneyiminin doğal bir parçası olarak algılar ve iletişim kurma süreci daha akıcı hale gelir.

İletişim Formu Açılış Sayfalarında ve Kampanyalarda Kullanılabilir mi?

Evet. Bir ziyaretçiden ilk talebi veya iletişim isteğini toplamak istediğiniz durumlarda iletişim formu, açılış sayfalarında ve pazarlama kampanyalarında etkili şekilde kullanılabilir. Bu tür kullanım senaryolarında form alanlarının kısa ve doğrudan olması önerilir. Örneğin ad soyad, e-posta adresi, talep edilen hizmet veya iletişim nedeni gibi temel bilgiler yeterli olabilir.

Porsline’da İletişim Formu Yanıtları Nasıl Analiz Edilebilir?

Yanıtlar gelmeye başladıktan sonra, Porsline üzerinden gelen tüm cevapları sonuçlar tablosunda inceleyebilir ve her talebi ayrıntılı olarak değerlendirebilirsiniz. Ayrıca grafikler bölümünü kullanarak en sık görülen iletişim nedenleri veya ekibinize en çok ulaşan talep türleri gibi tekrar eden eğilimleri hızlıca analiz edebilirsiniz.

Verileri platform dışında kullanmanız gerektiğinde sonuçları Excel veya CSV formatında dışa aktarabilirsiniz. Daha kapsamlı iş akışları oluşturmak isteyen ekipler ise verileri Google Sheets veya Zapier ile entegre ederek takip ve koordinasyon süreçlerini farklı araçlar üzerinden yönetebilir.

Ayrıca formun başlığını, açıklamasını ve paylaşım sırasında görüntülenecek görselini özelleştirebilirsiniz. Böylece form, sosyal medya platformlarında veya mesajlaşma uygulamalarında paylaşıldığında daha profesyonel ve dikkat çekici bir görünüm sunar.

İletişim Formu Ekip İçindeki Daha Geniş İş Akışlarına Entegre Edilebilir mi?

Evet. İletişim formu; destek, satış veya müşteri hizmetleri ekiplerinin kullandığı süreçlerin bir parçasıysa, yanıtları daha düzenli yönetmek için Excel/CSV dışa aktarma, Google Sheets entegrasyonu veya Zapier bağlantılarından yararlanabilirsiniz.

Bu yaklaşım, formun yalnızca mesaj toplamak için kullanılmasının ötesine geçer. Gelen taleplerin takip edilmesini, sınıflandırılmasını ve ekip içindeki ilgili kişilere yönlendirilmesini kolaylaştırır. Böylece iletişim süreçleri daha düzenli, şeffaf ve yönetilebilir hale gelir