إن أهم أهداف تقييم أداء الموظفين وقياس رضا العملاء ومجموعة متنوعة من التقييمات التنظيمية هو تلقي/ تقديم التعليقات أو الملاحظات التي تؤدي إلى التحسين.
يعتقد مؤلفو كتاب ”القيام بذلك: كيف تقود عندما لا تكون مسؤولاً“ أن هناك ثلاثة أنواع مختلفة من ملاحظات الموظفين التي يجب استخدامها بشكل مناسب لمساعدة الآخرين. تذكَّر آخر مرة تلقيت فيها ملاحظات من عميلك أو مديرك أو زميلك أو قدمت ملاحظات إلى مديرك أو زميلك، هل أدت تعليقاتك حقاً إلى تحسين أداء أي شخص أو أية شركة؟
- التقدير (Appreciation): وهو تعبير عن الامتنان والموافقة على جهود الآخرين.
- النصيحة (Advice): بما في ذلك الاقتراحات المتعلقة بسلوكيات معينة يجب تكرارها أو تغييرها، حيث تركز النصيحة والتوصية على الأداء ولا تسعى للحكم على شخص ما.
- التقييم (Evaluation): وهو تقييم أداء الشخص بالمقارنة مع الآخرين أو بناءً على بعض المعايير.
عندما ترغب بتقديم ملاحظات للآخرين سواء كنت عميلاً أو زميلاً أو مديراً فعليك معرفة هدفك من القيام بهذا والتعبير عن آرائك بالشكل المناسب للأنواع الثلاثة من ملاحظات الموظفين المذكورة أعلاه. إننا نعتقد عموماً أنه يمكننا تقديم جميع الأنواع الثلاثة من ملاحظات الموظفين دفعة واحدة لكن هذا ليس فعالاً. تأمل في هذا المثال.
بصفتك مديراً لمؤسسة ما فإنك تقضي الكثير من الوقت في صياغة اقتراحاتك وآرائك حول نقاط القوة والضعف لموظفيك على شكل عوامل مثل الكفاءات السلوكية والكفاءات المعرفية ومستوى الأداء المتوقع وتطرحها في لقاء مع الموظف، وفي نهاية هذا الاجتماع تقدم له مقترح زيادة في الراتب للعام المقبل بناءً على درجة تقييم هذه العوامل.
إذا كان الموظف راضياً عن عرضك فسيكون سعيداً، وإذا كان غير راضٍ فسيناقشك طوال اليوم بشأن عرضك الذي يبدو غير عادل، حيث أن شعور الموظف بالرضا أو عدم الرضا سيقلل في ذهنه من أثر كل الاقتراحات بشأن تحسين سلوكه وأدائه.
بشكل عام ستتأثر التوصية بالإحساس بالتقييم وإعطاء درجات، ولذلك يوصي مؤلفو الكتاب بأنه «من الأفضل تقديم أنواع مختلفة من ملاحظات الموظفين في أوقات مختلفة؛ وعلى وجه الخصوص فإنه يجب فصل التقدير والنصيحة عن القلق الناجم عن التقييم والدرجات، وفي معظم الأحيان يختلف الغرض من التقييم عن الغرض من التوصية والتقدير.» لذلك ضع في اعتبارك ما يلي عند تقديم ملاحظات الموظفين.
- استخدم التقدير من أجل التحفيز
الوقت مناسب دائماً وفي كل وقت للتقدير، فالتقدير يحسن مزاج الناس ويمتاز بتأثير إيجابي على الإنتاجية في حين أنه طريقة غير مكلفة للغاية. فقط خصص دقيقة من وقتك له وعبِّر عن تقديرك له بشكل صادق بعيداً عن التملق.
- استخدم النصيحة من أجل تحسين الأداء
في التقدير تحاول مخاطبة الشخص مباشرة، فعلى سبيل المثال تقول له: ”إنني أقدرك وأقدر جهودك“، لكن النصيحة مختلفة، فأنت في النصيحة تركز على الواجبات والمسؤوليات وليس على الشخص نفسه، لذلك عليك أن تكون دقيقاً، فقول ”لقد قمت بعملك جيداً“ ليس أمراً بنّاءً، إذ لا يدرك الشخص أي جزء من العمل قام به بشكل جيد حتى يكرره، فالدقة تساعد الآخرين على فهم ما هو مهم بالنسبة لك كمدير، ولذلك يجب عليك أن تساعد في تعزيز ما تم القيام به بشكل جيد وإعطاء نصائح محددة حول ما يجب القيام به بشكل مختلف.
عادةً ما يكتفي المدراء بتقديم النصائح للقيام بالعمل بطريقة مختلفة، إلا أن التطرق إلى الأشياء التي تم إجراؤها بشكل جيد بالإضافة إلى التوصيات بشأن ما يجب تغييره يُعتبر حافزاً أفضل لقبول النصائح. بعبارة أخرى فإن تقدير ما تم القيام به بشكل جيد ثم تعزيزه يوفر الأساس لقبول التغيير في بعض السلوكيات.
- قم بالتقييم وإعطاء الدرجات عند الحاجة فقط
إذا كنت تعمل باستمرار على تعزيز العادات والسلوكيات الإيجابية وتقديم التوصيات بشكل فعال لتغيير السلوكيات غير المناسبة فإن التقييم وإعطاء الدرجات كل ستة أشهر أو كل سنة سيكون كافياً ويمكن للنتائج أن تدفع الشخص إلى أن يعمل بجد أكبر.
أخيراً بالإضافة إلى تقديم ملاحظات للآخرين لا تنسَ أن تطلب دائماً من الآخرين تقديم ملاحظات صادقة عنك حتى تكون بيئة العمل مبنية على التقدير والنصيحة وليست قائمة على اللوم أو الانتقاد.
