في بحث أجرته شركة أبحاث السوق الأمريكية المرموقة هاريس بل تبيَّن أن 24% من الموظفين يتركون وظائفهم إذا لم يتلقوا الملاحظات اللازمة من مدرائهم، كما وجدت دراسة أخرى أن الشركات التي تقدم ملاحظات لموظفيها تتمتع بمعدل خروج أقل بنسبة 14.9% من الشركات التي لا تقدم أية ملاحظات لموظفيها. هاتان الإحصائيتان كافيتان لمعرفة أهمية تقييم أداء الموظف وتقديم ملاحظات تغذية راجعة للموظفين.
يقدِّر معهد جالوب أن تكلفة إجراء تقييم أداء الموظف باستخدام الأساليب التقليدية في الشركات والمؤسسات الكبيرة والتي يعمل بها أكثر من 10،000 موظف تقدر بحوالي 35 مليون دولار، ولهذا فإن المزيد من الشركات تبحث في هذه الأيام عن برنامج لتقييم أداء الموظفين من أجل قياس مؤشرات تقييم الأداء بشكل أفضل وتحليل استمارات تقييم الموظفين عبر الإنترنت بتكلفة ووقت منخفضين.
نشير في هذه المقالة إلى كيفية تقييم أداء الموظف بمساعدة بُرس لاين ونذكِّر بالنقاط المهمة التي يجب الانتباه إليها في استمارة التقييم الخاصة بك.
Table of Contents
نقاط مهمة في تصميم أسئلة تقييم أداء الموظف
النقطة المهمة في مجال إدارة أداء الموظفين هي أن يتم ملء استبيان تقييم أداء الموظف وتحليل نتائجه بشكل دوري ومنتظم للتعرف على المشاكل المحتملة في إنتاجية الموظفين وحلها.
النقطة الأولى والأكثر أهمية في تصميم أسئلة تقييم أداء الموظف هي قياس أداء الموظفين وليس شخصياتهم!
إذا كنت ترغب بتقييم موظفي مؤسستك فعليك الانتباه إلى النقاط التالية:
1. اختر كلماتك بعناية
هل تعلم أن لدى الأسكيمو أكثر من 20 كلمة لوصف الثلج وأن لدى العرب عدة مئات من الأسماء لوصف التمر وتسمية أنواعه؟
يمكنك استخدام الكلمات ”جيد“ أو ”مناسب“ أو ”مفيد“ أو ”قيِّم“ بدلاً من بعضها بعضاً في حين أننا نعلم جميعاً أن لكلٍّ من هذه الكلمات معنىً خاصاً بها، لذلك إذا كنت تريد أن تسأل عن إحساس موظفيك بشأن واجباتهم ففكِّر قبل اختيار الخيارات واستخدم الكلمة المناسبة لوصف إحساسهم.
يجب على الكلمات التي تختارها أن تنقل المعنى بشكل كامل وأن تكون واضحة بما يكفي وأن تُطرح بنبرة مناسبة.
2. فكِّر جيداً بمقاييس الأداء قبل التقييم
قبل طرح الأسئلة فكِّر بالأساس الذي تريد تقييم الموظف بناءً عليه، هل ستقوم بإجراء تصنيف معين بعد الانتهاء من التقييم وما هي المعايير التي تستند إليها في إجراء هذا التصنيف؟ يمكن الإشارة إلى نتيجة تقييم 360 درجة أو تقييم مؤشر صافي نقاط الترويج عند الموظفين (eNPS) أو عدد الأخطاء أو عدد المبيعات أو عدد المنتجات التي تم إنتاجها أو عدد مرات الغياب أو مستوى الإيرادات من كل موظف أو عدد مكالمات العملاء أو جودة الرد على المكالمات أو عدد العملاء المحتملين الذي اجتذبهم كل موظف أو أية أهداف إدارية على أنها من أهم مؤشرات تقييم أداء الموظف.
3. قم بإعداد استمارات مختلفة بناءً على المواقع الوظيفية المختلفة
من الأفضل إنشاء استمارات مختلفة بناءً على كل موقع وظيفي بمساعدة ميزة مجموعة الأسئلة وإدراج معلومات خفية، فمن المؤكد أن الأسئلة المتعلقة بمنصب مدير التسويق لن تكون هي نفسها الأسئلة المتعلقة بموظف قسم تكنولوجيا المعلومات، لذلك قبل إرسال استمارة الاستبيان تأكد من أنه قد تم تصميم كل استمارة بما يتناسب تماماً مع ظروف عمل كل موظف.
4. أفسح المجال أمام الموظفين للتعبير عن آرائهم أيضاً
ليس من المفروض أن تسأل وتحكم في جميع استمارات التقييم، فمن الأفضل أن تفسح المجال للموظفين للتعبير عن آرائهم وأفكارهم، لأنك إذا طلبت منهم التعبير أيضاً عن آرائهم حول مختلف المواقع الوظيفية في جمل مختصرة فيمكنك اتخاذ قرارات أفضل وستكون نتائج تحليلك بعيدة عن التحيز، ولهذا استخدم أسئلة مفتوحة عند وضع أسئلة تقييم الموظف.
5. استخدم الاستمارات الإلكترونية لتوفير الوقت والمال
تقليدياً تميل العديد من الشركات إلى إجراء عملية تقييم الموظفين يدوياً باستخدام استمارات ورقية، لكن هذا سيكلف المؤسسة كثيراً من المال والجهد وخاصةً إذا كان لدى الشركة عدد كبير من الموظفين، إلا أنه بمساعدة الاستمارات الإلكترونية سيكون بإمكان المقيِّم تحديد المؤشرات المهمة وطرح الأسئلة الضرورية بسهولة.
كيف نقيِّم أداء الموظفين بشكل أكثر فعالية؟
من الممكن أن تترافق جلسات تقييم أداء الموظف بالتوتر والضغوط النفسية في غالبية الحالات، وحتى الموظف يمكن أن يأتي إلى الجلسة وهو متحفز للدفاع عن نفسه، فقد يعتقد أنك تحكم على قدراته وإنجازاته، ولهذا من الضروري أن تكون مستعداً بالكامل قبل الاجتماع وأن تعدّ نفسك لإدارة الاجتماع.
اتبع الخطوات التالية حتى يسير الاجتماع على ما يُرام:
- قم بإعداد استمارة تقييم أداء الموظف الإلكترونية عبر الإنترنت قبل الاجتماع، رتب الأسئلة بشكل صحيح في استبيان تقييم أداء موظفي مؤسستك وامضِ في الاجتماع وفقاً للأسئلة واحداً تلو الآخر.
- ابدأ الجلسة بحرارة. حاول تقليل التوتر والضغط المسيطرين على الاجتماع من خلال إجراء محادثة ودية في بداية الاجتماع وتلطيف جو الاجتماع بحيث يمكنك الحصول على أفضل نتيجة من تقييمك.
- تحدث في البداية عن نقاط قوة الشخص ثم قم بالإشارة إلى نقاط ضعفه، وحتى لو لم تكن إنتاجية موظفك جيدة بما يكفي فاذكر كل الإيجابيات أولاً ولا تقل أي شيء سلبي، وبعد ذلك يمكنك طرح المشاكل التي تحتاج إلى مراجعة وتحسين.
- والآن يكون قد حان الوقت لإفساح المجال أمام موظفك للتعبير عن آرائه والتحدث عن الملاحظات التي قدمتها له.
- أخيراً اختم الاجتماع بقول الكلمات الأخيرة والجمل الإيجابية، حيث يُعتبر قول جمل إيجابية أمراً مهماً بشكل خاص عندما يكون أداء موظفك غير مرضٍ ويجعله يفكر في محاولة التحسين أكثر.
- في جميع مراحل جلسة التقييم يمكنك تسجيل كلامك صوتياً أو على شكل فيديو وإرفاقه بالاستمارة الإلكترونية في النهاية من أجل استخدامه في الاجتماعات اللاحقة واستخدامه كمستند في حال حدوث مشاكل قانونية.
التعريف ببرنامج تقييم أداء الموظفين
مثلما ذكرنا سابقاً فإننا نحتاج للوصول إلى مجموعة من البيانات من أجل إجراء تقييم كامل للموظفين والمدراء، فعلى سبيل المثال قبل جلسة التقييم النهائية نكون قد استخدمنا استبيان 360 درجة أو eNPS أو استبيانات تقييم أداء الموظفين الأخرى، والآن نقوم بالتقييم النهائي في استمارة منفصلة.
حتى تتمكن من إجراء كل هذه التقييمات بشكل كامل وبتكلفة منخفضة جداً دون أية متاعب فأنت بحاجة إلى نظام تقييم أداء الموظفين من بُرس لاين.
بمساعدة بُرس لاين يمكنك إنشاء كافة أنواع استبيانات واستمارات الموارد البشرية مثل نماذج أداء الموظف والاستفادة من تحليلها.
بمساعدة بُرس لاين يمكنك استخدام الميزات التالية والعديد من الميزات الأخرى في استماراتك:
- استخدم إضافة النقاط لتحديد وزن كل سؤال وإعطاء درجة لكلٍّ من الموظفين في النهاية.
- إذا كنت ترغب بالوصول إلى الاستمارة والاستبيان من خلال الموقع الداخلي للشركة فقط فما عليك سوى إنشاء صفحة فارغة على موقع الشركة لهذا الغرض، وبعد ذلك خذ كود HTML الخاص باستبيانك الإلكتروني من مرحلة المشاركة – قسم «العرض في صفحات الويب» وضعه في كود HTML للصفحة الفارغة التي أنشأتها بحيث يكون الاستبيان متاحاً على عنوان موقعك وعبر موقع الشركة.
- قم بإنشاء رابط خاص لمدير كل قسم حتى يتمكن المدراء من تقييم موظفي القسم بشكل منفصل.
- قم بتفعيل إمكانية المصادقة على المجيبين بوساطة رمز على الاستبيان الخاص بك، قم بعد ذلك بتحميل الرمز الشخصي أو رقم الهاتف المحمول للأشخاص الذين في الشركة حتى تتمكن هذه المجموعة فقط من الوصول إلى الاستبيان.
- ميزة «إضافة شرط» تساعد على تعريف فروع مختلفة ومتنوعة ومعقدة للإجابة على الاستبيان الإلكتروني، حيث أنك تحدد ما يحدث في الاستبيان من خلال تسجيل كل إجابة على سؤال ما كأن يتم مثلاً تحديد أي سؤال يتم عرضه وتحديد الصفحة التي يشاهدها المجيب. يمكنك تعريف الشرط بناءً على قيم إجابات سؤال أو أكثر أو على الدرجات أو قيم متغيرات المعلومات المخفية. لمزيد من المعلومات شاهد الفيديو التوضيحي لإضافة شرط.
إنشاء وتحميل استمارة تقييم أداء الموظف
إن أفضل طريقة لإنشاء استمارة تقييم أداء الموظف هي استخدام استمارة إلكترونية عبر الإنترنت، فبمساعدة هذه الاستمارات يمكنك الوصول إلى العديد من الإمكانيات وإنشاء استمارات أكثر ذكاءً.
بالإضافة إلى كون استمارة تقييم أداء الموظفين الإلكترونية غير مستندة إلى الورق وليست عرضة للضياع أو الإتلاف فإنها أقل تكلفة أيضاً.
تسمح لك استمارة تقييم أداء الموظف الإلكترونية باستخدام ميزات خاصة لم تكن متاحة لديك من قبل في الاستمارات الورقية.
قمنا بإعداد نموذج استمارة إلكترونية جاهزة لتقييم أداء الموظف يمكنك استخدامه بعد التسجيل في بُرس لاين.
وكذلك قمنا بإعداد استمارة تقييم أداء الموظف على شكل ملف pdf وملف Word قابلة للتحرير هنا. انقر على الصورة أدناه لتحميل هذين الملفين.
الخلاصة
عند تقييم الأداء الوظيفي للموظفين فإن النقطة المهمة هي أن يتم جمع بيانات كاملة للتقييم وأن يتمكن مدير الموارد البشرية من تقديم أحكام دقيقة عن أداء كل موظف. بمساعدة مختلف أنواع الاستمارات والاستبيانات الإلكترونية يمكنك إجراء هذه التقييمات واتخاذ القرار بناءً على بيانات كاملة حول الحالة الوظيفية لكل شخص.
