لا شك في أن كل شركة تسعى للاحتفاظ بموظفيها المتميزين، فمعدل خروج الموظفين المرتفع يشير إلى انخفاض أداء المؤسسة كما أن تكاليف تعيين أشخاص جدد وتدريبهم وتطويرهم مرتفعة للغاية مقارنةً بالموظفين المتميزين وذوي المهارات العالية في المؤسسة، ومن ناحية أخرى تتمتع المؤسسة ذات معدل خروج الموظفين المنخفض بميزة كبيرة على منافسيها، لذلك فإن التعرف على أسباب بقاء الموظفين في المؤسسة أو مغادرتهم لها هو دائماً أحد هواجس وحدة الموارد البشرية. أشرنا في مقالة «تريد إرضاء عملائك؟ إذاً انتبه أكثر إلى انتماء الموظفين لديك!» إلى أهمية انتماء الموظفين وطرق تقييمه كجزء من أسباب بقاء الموظفين، وسنناقش فيما يلي كيفية التعرف على أسباب خروج الموظفين المتميزين من المؤسسة وتقييم هذه الأسباب.
تشير الدراسات إلى أن العديد من الشركات تدرس خروج الموظفين إلا أنها لا تحلل النتائج، كما تقوم بعض الشركات بتحليل النتائج إلا أنها لا تشاركها مع كبار المدراء لاتخاذ قرارات مستقبلية، حيث يمر عدد قليل من الشركات بدورة جمع البيانات وتحليل النتائج ومشاركتها مع كبار المدراء واتخاذ قرارات تصحيحية. في المؤسسات التي تدرس خروج الموظفين بشكل فعال يتم الانتباه إلى الأهداف الستة التالية.
1) توضيح قضايا القوى العاملة ومشاكلها: تنظر العديد من الشركات إلى المشاكل من منظور الرواتب والمزايا فقط وتتجاهل العديد من أنشطة عمليات الموارد البشرية.
2) فهم وجهة نظر الموظفين بشأن العمل: هذا الهدف يشمل تصميم الوظيفة وظروف العمل وثقافة المؤسسة والزملاء، حيث يمكن أن يساعد في تحسين دافع الموظفين وكفاءتهم وإنتاجيتهم.
3) فهم الممارسات الإدارية والقيادية: إن التعرف على الممارسات القيادية والإدارية الملائمة وغير الملائمة وتقوية الملائمة منها والتخلص من غير الملائمة يؤثر كثيراً على الاحتفاظ بالموظفين المتميزين والموهوبين.
4) التعرف على مؤشرات الموارد البشرية (مثل الرواتب والمزايا) في الشركات المنافسة والاقتداء بها بهذا الشأن.
5) الحصول على فرص لتحسين المؤسسة: الموظفون المتميزون الذين يتركون المؤسسة هم مصدر موثوق لتلقي الأفكار من أجل التحسين، فعلى سبيل المثال يعد إكمال عبارة «لا أعلم لماذا لم تفعل المنظمة …… أبداً» سؤالاً شائعاً في استبيانات خروج الموظف.
6) تحويل الموظفين الذين يتركون المؤسسة إلى سفراء ومروجين للمؤسسة: يمكن للموظفين المتميزين والموهوبين الذين يتركون المؤسسة أن يوصوا بالمؤسسة أو منتجاتها أو خدماتها للآخرين.
ما هي المؤشرات التي يجب قياسها في دراسة خروج الموظفين؟
عادة ما يتم تقييم وجهات نظر الموظفين حول المؤشرات التالية:
- المسؤوليات الوظيفة والأداء
- التدريب والتطوير الشخصي وبرامج التدريب
- ظروف العمل
- المسار الوظيفي والتقدم فيه
- الممارسات الإدارية والقيادية
- الرضا الوظيفي
- الرواتب والتعويضات
- ثقافة المؤسسة
- التواصل والتفاعل بين الزملاء ومجموعات العمل
يمكنك مشاهدة نموذج استبيان دراسة مغادرة الموظفين وإضافته إلى حسابك في بُرس لاين واستخدامه عند الحاجة.
نموذج استبيان خروج الموظفين من المؤسسة
بعض النصائح العملية
- إجراء المقابلات واستخدام الاستبيان الإلكتروني هما طريقتان شائعتان لإجراء دراسة خروج الموظفين. في حالة استخدام الاستبيان الإلكتروني عبر الإنترنت يفضل إجراء الاستبيان مرة أثناء مغادرة الشخص ومرة أخرى بعد ستة أشهر حتى لا يجيب الشخص متأثراً بشروط الخروج أو بداية الانضمام إلى المؤسسة الجديدة.
- من الأفضل إجراء مقابلة الخروج وجهاً لوجه مع مدير الموارد البشرية، وأثناء المقابلة يجب الحرص على عدم طرح الأسئلة بطريقة تجعل الشخص في موضع الدفاع عن قراره بمغادرة المؤسسة.
- ليس من الضروري إجراء دراسة الخروج لجميع الموظفين، إلا أنه يجب أن يكون الموظفون المتميزون جزءاً من برنامج دراسة الخروج.
- يجب أن تكون مراجعة تقرير استبيان خروج الموظفين جزءاً من برنامج كبير مدراء المؤسسة وخاصة في المواقف التي يشارك فيها بشكل مباشر في تعيين أشخاص جدد.
- استبيان الخروج هو جزء من التفاعل المستمر مع الموظفين، وبعبارة أخرى يجب أن تقوم المؤسسة ببناء التفاعل بينها وبين الموظف منذ بداية التوظيف مع جميع أنواع التقييمات والمقابلات وليس أن تقوم باستطلاع رأيه لأول مرة عندما يقرر مغادرة المؤسسة.
في الحل المؤسساتي من بُرس لاين تتوفر نماذج استبيانات موارد بشرية جاهزة مثل دراسة تعليقات المدير وتقييم 360 درجة وتقييم الأداء وتقييم انتماء الموظفين وغيرها الكثير بالإضافة إلى إمكانيات تحليلية خاصة من أجل تحويل البيانات إلى قرارات ذكية في مجال الموارد البشرية، فباستخدام هذا الحل المؤسساتي يمكنك بسهولة مشاركة النتائج والتقارير على المستوى الفردي أو على مستوى الفريق أو المؤسسة. إذا كنت ترغب في الحصول على عرض توضيحي لهذا الحل في مؤسستك فيمكنك الاتصال بنا هنا.