إذا كنت تقرأ هذا الموضوع فأنت تعتقد أن استبيان الموظفين واستطلاع رأيهم يمكن أن يؤدي إلى العديد من النتائج الإيجابية للأعمال التجارية والشركات، لكن الحقيقة هي أن العديد من المدراء وخبراء الموارد البشرية يتجاهلون التقدم الذي يتم تحقيقه في كيفية تصميم الاستطلاعات وتقييمات الموظفين، وقد أدى هذا إلى عدم الحصول على معلومات مفيدة من استطلاعات واستبيانات تقييم الموظفين وبيئة العمل.
برأيك ما هو الفرق بين استبيان الموظفين الفعال وآخر عديم الفائدة؟ يكمن الاختلاف في التصميم والتنفيذ الدقيق والواعي. إذا غضضنا النظر عن مدراء الموارد البشرية الذين يعتبرون وظيفتهم مجرد عمل إداري وتوظيفي فإن العديد من مدراء ونشطاء الموارد البشرية الآخرين يطبقون أيضاً مبادئ عمرها 40 أو 50 عاماً في استطلاعات واستبيانات الموارد البشرية.
في هذه المقالة نعرض 10 مبادئ توجيهية من شأنها تحسين استبيان الموارد البشرية الخاص بك، حيث تنقسم هذه المبادئ إلى أربعة أقسام: المحتوى والصياغة والمقياس وكيفية إجراء الاستبيان.
Table of Contents
المبادئ التوجيهية لمحتوى استبيان الموظفين واستطلاعهم
1. ضع أسئلة متعلقة بالسلوكيات التي يمكن ملاحظتها بدلاً من الأسئلة التي تتعلق بدوافع الموظفين وتصوراتهم.
في العديد من استبيانات تقييم الأداء أو تقييم طرق القيادة تُطرح أسئلة حول سمات الأشخاص أو أفكارهم مثل السؤال «إلى أي مدى تعتقد أن المدير أو المشرف يعرف طبيعة الأعمال والسوق؟» يمكن للمدير أن يشكك بسهولة في الإجابة عن هذا السؤال؛ حيث يمكنه أن يجادل بأن المجيبين لا يعرفون العمل بشكل أفضل مما يعرفه حتى يتمكنوا من إبداء رأي بشأنه.
لحل هذه المشكلة ركز السؤال على سلوك محدد يمكن ملاحظته واطلب من المجيبين توضيح تجربتهم بشأنه مثل السؤال «برأيك ما مدى نجاح المدير/ المشرف في الحل السريع للشكاوى التي ترد من العملاء؟» على الرغم من أن هذا السؤال ما يزال ذات طبيعة شخصية نوعاً ما لكن من ناحية أخرى يمكن وضع الإجابات عن هذا السؤال وتفسيرها إلى جانب نتائج الأداء الفعلية.
2. اجعل أسئلة استبيانك قابلة المصادقة على إجاباتها بشكل مستقل.
إن لم يكن هناك ارتباط بين إجابات الاستبيان وحقائق الأداء فإنه يتم التشكيك في صحة الاستبيان، كأن تسأل مثلاً في استبيان تقييم 360 درجة «إلى أي مدى يبني المدير/ المشرف علاقات عمل مخلصة ومستقرة مع الموظفين وأعضاء الفريق؟» نتائج هذا السؤال قابلة للمقارنة مع المعدل الفعلي للاحتفاظ بالموظفين أو مغادرتهم في وحدة العمل تلك، وبهذه الطريقة يمكننا أن نكون أكثر اطمئناناً إلى صحة ودقة الاستبيان.
3. لا تقم إلا بقياس السلوكيات التي ترتبط بوضوح بأداء المنظمة فقط.
قد يبدو هذا بديهياً، لكن ثلاثة أرباع الأسئلة الشائعة في استبيانات الموظفين واستطلاعات رأيهم ليس لها علاقة واضحة بالأداء الوظيفي ومخرجات الأعمال، وهذا هو أحد الأسباب التي تؤدي إلى عدم ترحيب كبار المدراء التنفيذيين بالإجراء المنتظم والمستمر والمنهجي لاستبيانات الموارد البشرية.
للقيام بذلك اطلب أولاً من أصحاب المصلحة تحديد القضايا الرئيسية وأسبابها. بإمكان الناس أن يعبروا عن القضايا الرئيسية بشكل جيد، لكن ربما تكون لديهم شكوك حيال الأسباب وكيفية معالجتها. لنفترض مثلاً أن الجودة المنخفضة لخدمات الدعم هي إحدى القضايا الرئيسية ولكن هناك شكاً في كون سبب ذلك هو نقص تبادل المعرفة بين خبراء الدعم. في استبيان استطلاع الرأي اسأل موظفي الدعم «ما مدى وصولهم إلى المعرفة اللازمة لحل مشكلة العميل؟» حيث ستبين النتائج فيما إذا كان ضعف تبادل المعرفة هو أحد الأسباب الرئيسية لتدني جودة خدمات الدعم.
المبادئ التوجيهية لصياغة أسئلة استبيان الموظفين واستطلاع رأيهم
4. لا تدمج موضوعين منفصلين في سؤال واحد.
في الكثير من أسئلة الاستبيان قد ترغب بالدمج بين موضوعين مرتبطين لتجنب زيادة عدد الأسئلة، لكن دمج موضوعين منفصلين يمثل مشكلة. لنأخذ هذا السؤال مثلاً «كيف تقيّم مهارة المدير في التوظيف وتعيين مكافآت الموظفين؟» من نتائج هذا السؤال في أي موضوع سيتم الحصول على تحليل صحيح؟ التوظيف أم المكافأة؟ فهذان المفهومان منفصلان تماماً عن بعضهما بعضاً.
حتى تقرر بشأن دمج موضوعين في سؤال واحد أم لا ضع في اعتبارك ما إذا كان هناك حاجة إلى نفس التدخل والإجراء التصحيحي لتصحيح السلوك المرتبط بهذين الموضوعين، مثلاً يمكن طرح السؤال «هل يقدم المدير ملاحظات بناءة ويستجيب بشكل مناسب لهذا النوع من الملاحظات؟» لأن تلقي الملاحظات وتقديمها يتطلب المرونة والرغبة بالتعلم وتوافر رؤية وما إلى ذلك من مزايا، لكن التوظيف والمكافآت ليسا كذلك.
5. قم بتغيير صياغة ثلث الأسئلة بحيث تكون الإجابة المناسبة عليها بالنفي.
الانحياز للموافقة هو أحد التحيزات الشائعة لدى المجيبين على الاستبيان وقد تحدثنا عنه بالتفصيل في مقالة «يجب أن نتمكن من قول لا في الاستبيان»، وأفضل طريقة لتجنب هذا النوع من التحيز هي تغيير صياغة السؤال بحيث تكون الإجابة المناسبة عليه بالنفي، فعلى سبيل المثال بدلاً من طرح السؤال «في وحدتنا نقوم بحل النزاعات والصراعات بشكل جيد» اطرح السؤال بهذه الصيغة «في وحدتنا لا نقوم بحل النزاعات والصراعات بشكل جيد» على شكل سؤال مقياس خطي وفق طيف ليكرت، ومن أجل تجنب الأخطاء ولفت انتباه الموظفين فإنه من الأفضل الإشارة في نص السؤال إلى الاختلاف في صياغة هذا السؤال.
المبادئ التوجيهية لمقياس أسئلة استبيانات الموظفين واستطلاعاتهم
6. في أسئلة المقياس الخطي وفق طيف ليكرت من الأفضل استخدام الأرقام على الطيف واستخدام التسميات في بداية ونهاية النطاق.
الأرقام في هذه الأسئلة أكثر إيضاحاً من الكلمات، ففي أسئلة مقياس ليكرت ضع وصفاً بالكلمات في بداية ونهاية السؤال الشائع استخدامه في استبيانات تقييم أداء الموظفين واسمح للمجيبين برؤية الأرقام حتى يتمكنوا من اتخاذ قرارات وإجابات أفضل بناءً عليها.
7. استخدم سؤال التقييم بشكل مناسب بدلاً من سؤال المقياس الخطي.
لنفترض في استبيان تقييم الأداء أنك طرحت هذا السؤال على شكل سؤال مقياس خطي «إنني ملتزم بجودة المخرجات في جميع مهامي» بحيث يجيب الموظفين على هذا السؤال في نطاق بين ”غير موافق نهائياً“ و”موافق بالكامل“. أظهرت الدراسات أنه في مثل هذا السؤال تنحاز معظم الإجابات نحو الخيار ”موافق بالكامل“، والآن إذا استخدمت سؤال تقييم بدلاً من سؤال المقياس الخطي وسألت ”ما هي النسبة المئوية من الحالات التي التزمت فيها بجودة مخرجات العمل؟» ستكون الإجابات أقرب إلى التوزيع الطبيعي، حيث يمكن أن يؤدي استخدام التقديرات والنسب المئوية والتقييمات إلى بيانات ذات جودة أعلى في هذه الحالات.
8. لا تغيِّر مقياس القياس بين أسئلة الاستبيان.
إن استخدام مقياس قياس واحد – مثل استخدام مقياس من واحد إلى خمسة في جميع الأسئلة – يحسن وقت الاستجابة ويوفر بيانات ذات جودة أعلى ويبسّط المقارنات الكمية بين مختلف البارامترات.
المبادئ التوجيهية لكيفية إجراء استبيان الموظفين
9. اجعل الموظفين يجيبون على الاستبيان بشكل مجهول الهوية.
يفضل الموظفون ملء استطلاعات الموارد البشرية وبيئة العمل بشكل مجهول الهوية، وهذا يعني عدم قدرة المؤسسة على معرفة مَن قام بتقديم هذه الإجابة المحددة، ولهذا السبب تَستخدم العديد من المؤسسات خدمات برمجية خارج المؤسسة حتى يتم تخزين المعلومات على خوادم خارج المؤسسة ومنح الموظفين مزيداً من الاطمئنان للمشاركة في الاستبيان.
10. في المؤسسات الكبيرة يجب تحليل معلومات استبيان الموظفين على مستوى الوحدة الوظيفية.
بالإضافة إلى الحفاظ على سرية هوية المجيبين يجب أن تكون المؤسسة قادرة على تحليل المعلومات التي تم جمعها على مستوى وحدات العمل ويجب أن يكون لكل وحدة عمل تقرير تحليلي خاص بها، وأخيراً يجب توخي الحذر لضمان ألا يتجاوز الوقت المستغرق للإجابة على أسئلة استبيان الموظفين واستطلاع رأيهم 15 أو 20 دقيقة مثله في ذلك مثل الاستبيانات الشائعة الأخرى في أبحاث السوق واستبيانات العملاء.
توجد في بُرس لاين إمكانيات خاصة لإجراء استبيانات الموظفين بشكل مجهول الهوية وإنشاء تقارير خاصة لكل وحدة عمل. اتصل بنا.
البيانات ذات الجودة الرديئة والمعلومات الخاطئة تعني قراراً خاطئاً وفرض مصاريف على المؤسسة، لذلك قم بتصميم استبيان موظفين فعال باستخدام هذه المبادئ التوجيهية العشرة واجعل النتائج ملموسة بسهولة لجميع المدراء والموظفين.
