عزيزي المحترم مسؤول الموارد البشرية والمدير ذا الخبرة في المؤسسة أرجو منك أن تنسى للحظة كل ما في ذهنك عن قدرة الموارد البشرية لمجموعتك، وأن تحاول دون أية فرضيات مسبقة أن تعرف إن كان كل واحد منهم بالفعل مثالاً عن ”رجل يعادل مائة ألف“. إذا لم تكن لديك أداة لهذا الفحص فأنت لا تقوم بإجراء استطلاع رأي الموظفين لديك.
هذه القدرة لا تعني دائماً مزيداً من المعرفة أو مزيداً من ساعات العمل الإضافي، بل يتم تعريفها من خلال درجة ارتباط الموظفين أو انتمائهم أو انخراطهم في المؤسسة، وهذا مؤشر يؤدي غيابه في المنظمات وفقاً لمؤسسة غالوب إلى أثر سلبي على الاقتصاد العالمي بمقدار 7.8 تريليون دولار سنوياً، وهو عدد مذهل يساوي 11% من الناتج القومي الإجمالي للعالم كله.
إنك لن تقرأ التقرير الاقتصادي الدولي في هذه المقالة، وبالطبع فإن بُرس لاين ليس موقعاً إخبارياً تحليلياً، لكنك إذا كنت مطلعاً على نماذج استطلاع رأي الموظفين لديك فستمضي نحو زيادة إنتاجية المنظمة من منظور أوسع وخاصةً إذا كانت لديك نماذج أسئلة مناسبة في هذا المجال.
Table of Contents
طرق استطلاع رأي الموظفين
هناك أنواع عديدة من طرق استطلاع رأي الموظفين ولن تجد تعريفاً واحداً لها، لكن قياس مستوى انتماء الموظفين إلى المؤسسة (Engagement Survey) هو من البرامج الأساسية في إدارة الموارد البشرية، وبالإضافة لذلك فإن استبيان نبض الموظفين (Pulse Survey) أيضاً هو أحد الأدوات الفعالة في هذا المجال والتي يجب أن تتعرف عليها بالتأكيد.
ما هو استبيان انتماء الموظفين؟
استبيان رضا الموظفين أو انتمائهم إلى المنظمة يحدد مقدار طاقتهم المعرفية والعاطفية والسلوكية لتحقيق إنجازات تنظيمية إيجابية، إذ يساعدك هذا المؤشر على تقييم انسجام قيم الأفراد والمؤسسة وعلى زيادة الإنتاجية وتوفير ظروف عمل أفضل.
أسئلة استبيان انتماء الموظفين
يكون استبيان انتماء الموظفين أو أي نموذج استبيان موظفين آخر فعالاً عندما يحتوي على أسئلة ذكية وهادفة، ويجب أن يشير التلخيص والتحليل النهائي للإجابات إلى نقاط ضعف المجموعة بأكملها أو إبراز المشاكل الفردية، ولهذا السبب قبل أن تسعى وراء الأشياء الجاهزة وتبحث عن ”نموذج استبيان الموظفين“ على جوجل فمن الجيد أن تعرف المؤشرات التي عليك قياسها ثم قراءة هذه الأمثلة بعد أن تكون قد امتلكت ما يكفي من المعرفة.
معايير قياس مستوى انتماء الموظفين
«ما مدى رضاك عن عملك اليوم؟»، «كيف ترى نفسك في المنظمة في العام المقبل؟». إن سرد هذه الأسئلة من أسهل ما يكون، لكن دعنا نستخدم تجربة Officevibe ونتفحص المؤشرات الأساسية، فهذا الموقع يصنف أسئلة هذا المجال في 10 معايير:
1. التواصل مع المدير
لا شيء يؤثر على رضا الموظفين مثل التواصل السليم والفعال مع مدير المنظمة أو مدرائها، حيث يتم دعم القوى العاملة الفعالة من قِبل المراكز العليا في المنظمة، والتقدير لهذا الدعم هو الاتفاق والتفاعل البنّاء مع المنظمة بأكملها.
2. التغذية الراجعة
يجب إجراء استطلاع التغذية الراجعة للموظفين بشكل مستمر لفهم الظروف بشكل أفضل، وإذا لعبت هذه التغذية الراجعة دوراً في تغيير الإجراءات أو تحسينها فإنها ستزيد الرضا بشكل ملموس. في الواقع يجب أن تكون هناك أسئلة في استطلاع رأي الموظفين تقيِّم ثقافة تلقي التغذية الراجعة أو تقديمها.
3. التطور الشخصي
الأسئلة التي توضع حول التطور الشخصي يجب أن تستكشف فيما إذا كان الشخص يشعر بالتقدم في عمله أم أنه عالق في الرتابة، كما يجب مشاهدة تأثير هذا التقدم في حياته الشخصية أيضاً.
4. التواصل مع الزملاء
كلما زاد التعاون الفعال بين أعضاء الفريق زاد الرضا الوظيفي، وفي الواقع ربما يمكن تلخيص هذا المؤشر بجودة تعاون الفريق.
5. الصحة
في عالم لم يتغلب بعد على مشاكل عصر الوباء وكورونا لا مفر من الاهتمام بصحة العاملين في المنظمة. بالطبع قبل بدء الحجر الصحي أيضاً كان للصحة العقلية والجسدية تأثير على مستوى رضا الناس، لكن هذه الحساسية زادت كثيراً هذه الأيام، وأي نوع من الدعم للأشخاص في هذا المجال سيخلق شعوراً بالتشجيع وبالتالي يزيد من دافع العمل.
6. التقدير
مهما كان دور كلٍّ من أفراد المجموعة في تحقيق أهدافك فإنه يجب رؤية الجميع، ورؤيتهم تعني الشعور بأن المدراء والأعضاء الآخرين يقدرون قيمهم وجهودهم. قد تعتقد أحياناً أنك قدمت طرقاً مختلفة لتعكس هذا الاهتمام للأشخاص، لكن لا شيء يمكن أن يُظهر مدى فعالية جهودك مثل إجراء استطلاع رأي الموظفين التفصيلي.
7. التماشي مع المنظمة
إن مجرد وضع بيان مهمتك وأهدافك ورؤيتك على صفحة ”من نحن“ على موقعك لن يؤدي إلى تماشي الموظفين مع المنظمة. قد تنجح حتى في إملاء نهجك، لكن ما يجعل الناس يرتبطون بوظائفهم هو وجود ثقافة تنظيمية مشتركة.
8. النشاط
إن مستوى النشاط والسعادة أو أي مرادف آخر تفكر به لهذا المؤشر الحيوي يعتمد في كل شخص على عوامل مختلفة قد تكون مرتبطة بعمله أو قد تكون جذورها متصلة خارج هذه البيئة، لكن أسئلتك يجب أن تكون مرتبطة بحياته العملية بشكل أو بآخر.
9. الرضا المالي
الرضا المالي هو بالتأكيد أحد أهم العوامل التي تؤثر على خلق الشعور بالانتماء، ورغم أنه قد تكون هناك مبالغة قليلاً بأهميته إلا أنه من المحتمل أن تكون الأجور والمسائل المالية من الخيارات شديدة التأثير في الرضا الوظيفي لمعظم الموظفين. بالإضافة إلى تلقي الراتب فإن هذا الرضا يشمل أيضاً مختلف المزايا الاقتصادية والتأمين والمعاشات التقاعدية وما إلى ذلك.
10. التمثيل
«ما مدى استعدادك لتقديم المجموعة التي تعمل بها للآخرين؟» ربما سمعت هذا السؤال تحت عنوان مؤشر ولاء الموظفين، ومع ذلك فإن Officevibe يقدم هذا المؤشر تحت عنوان التمثيل (ambassadorship). في الواقع إذا قام شخص بتقديم المجموعة التي يعمل بها للآخرين أو امتدح بيئة عمله بأي شكل من الأشكال فإنه يكون قد وصل إلى أعلى مستويات الرضا الوظيفي.
بعض المقترحات لتصميم استبيان انتماء الموظفين
لقد تعرفت حتى الآن على المؤشرات التي يجب أن تستهدفها بدقة بأسئلتك، وفيما يلي سيساعدك المرور على بعض الأمثلة في ترسيخ هذه المعطيات. يمكنك بسهولة أن تعثر على آثار المؤشرات المذكورة أعلاه في كل من هذه الأسئلة وتغييرها وفقاً لاحتياجاتك وأولوياتك.
- ما هو شعورك حيال عملك اليوم؟
- هل أنت متحمس لوجودك في العمل؟
- هل أنت فخور بمنظمتك ومجموعتك؟
- هل أنت راضٍ عن راتبك وتعويضاتك؟
- هل تستمتع بالعمل مع زملائك؟
- هل تحب القيم الثقافية للمنظمة؟
- هل تم إيلاء الاهتمام الكافي لنموك وتطورك؟
- هل تشعر بالراحة مع مديرك أو مدرائك؟
- كيف تقيِّم صحتك البدنية والنفسية؟
- هل يمكنك الحديث عن عملك مع أعضاء المجموعة بسهولة؟
- ما مدى رضاك عن البيئة الفعلية لعملك؟
- ما مدى رضاك عن إدارة المنظمة؟
ليكن لديك دائماً بعض الأسئلة حول المستقبل:
- إلى أي مدى يدفعك هذا العمل إلى التحدي؟
- هل تعتقد أن لديك فرصة للارتقاء الوظيفي في هذه المجموعة؟
- ماذا سيكون موقعك في هذه المجموعة في العام المقبل؟
- هل فكرت يوماً بترك وظيفتك الحالية؟
- هل تعتبر هذا العمل مناسباً لك ويضمن مستقبل حياتك؟
ضع في اعتبارك أيضاً بعض الأسئلة لتلقي اقتراحات:
- تغيير أية إجراءات سيؤدي إلى نمو المنظمة؟
- ما هي اقتراحاتك لتحسين الثقافة التنظيمية للمجموعة؟
- هل تعجبك أهداف ورؤى المنظمة؟
- ما هي اقتراحاتك لزيادة مستوى رفاهية الموظفين؟
- ما هي الحلول التي لديك لزيادة الصحة النفسية والبدنية للأشخاص أثناء وجودهم في مكان العمل؟
نقاط مهمة في تقييم أداء الموظفين + تحميل استمارة تقييم أداء الموظفين
خصائص استمارة مناسبة لإجراء استطلاع رأي الموظفين
إن تصميم أسئلة قياس انتماء الموظفين ليس مهمة معقدة، وما عليك سوى اتباع بعض النصائح البسيطة، حيث يجب أن تكون أسئلة الاستبيان بسيطة للغاية ومحددة لموضوع معين ومصممة بناءً على أهدافك المحددة مسبقاً.
بالإضافة إلى ذلك يجب أن تتم الإجابة عن الأسئلة بشكل مجهول الهوية وفي بيئة مريحة تُشعر الموظف بالهدوء، ولهذا من الأفضل تحويل الاستبيانات الورقية إلى استطلاعات إلكترونية، وفي النهاية يجب عليك تحليل البيانات بدقة وتقديم تقارير كمية ونوعية للمدراء الأعلى.
السؤال المهم للغاية هو الإطار الزمني لإجراء هذا الاستطلاع، حيث تقوم العديد من المجموعات والشركات بإعداد هذا الاستبيان في إطار المراجعة السنوية لأداء الأشخاص، لكن مثل هذا الإطار الزمني الكبير لن يكون ذا فعالية كبيرة، فالعديد من المشاكل التي تسلط هذه الاستطلاعات عليها الضوء يجب أن تُحل خلال أقصر وقت ممكن، ومن ناحية أخرى فإن بضعة أشهر من عدم الرضا المستمر تكفي لجعلك تفقد أفضل قواك البشرية.
لحل هذه المشكلة عادةً ما يتم استخدام استبيانات نبض الموظفين في فترات زمنية قصيرة.
ما هو استبيان نبض الموظفين؟
استبيان نبض الموظفين (Pulse Survey) هو أداة تواصل لتلقي معلومات من الموظفين حول موضوع معين ويتم إجراؤه في فترة زمنية قصيرة كأن يتم إجراؤه شهرياً أو حتى كل أسبوعين، ومن خلال استطلاع رأي الموظفين هذا يعبِّر الموظفون للمنظمة عن آرائهم واحتياجاتهم، وعن طريقه يزداد تفاعلهم مع المجموعة. استبيان نبض الموظفين باختصار هو نفسه استبيان انتماء الموظفين لكنه أقصر وأسرع بكثير.
عادةً ما يتم إجراء استبيان جس النبض على شكل استطلاع إلكتروني وتكون الإجابة عليه بسيطة للغاية، حيث تحتوي هذه الاستمارة عادةً على ما يتراوح بين 10 أسئلة و15 سؤالاً مغلقاً و1-3 أسئلة مفتوحة. بالطبع يعتمد هذا العدد على تواتر إجراء الاستطلاع، أي كلما قمت بإجراء استطلاع رأي الموظفين هذا خلال فترات زمنية أقصر فسيكون عدد الأسئلة أقل والعكس بالعكس.
يجب أن يتضمن هذا الاستبيان ثلاثة أنواع من الأسئلة. أولاً الأسئلة الموجهة نحو النتائج والتي يتم طرحها حول رضا الشخص، مثلاً «ما مدى استمتاعك بعملك على مقياس من واحد إلى عشرة؟». هذه الأسئلة التي تشكل 70% من الاستبيان بأكمله تُرصَد عادةً بمرور الوقت، والزيادة أو النقصان في نتائج هذه المؤشرات مهم جداً، وكذلك عند الإجابة عن هذه الأسئلة يجب على الأشخاص اختيار رقم على مقياس من 1 إلى 10.
الأسئلة المحفزة هي المجموعة الثانية من الأسئلة، وتشير هذه الفئة عادةً إلى حدث أو موضوع معين، فعلى سبيل المثال إذا كنت ترغب بمعرفة فيما إذا كان موظفوك راضين عن رواتبهم وتعويضاتهم فيمكنك أن تخصص لهذا الموضوع واحداً من 20% من الأسئلة التي يجب أن تحتوي على مثل هذا المحتوى في استبيان استطلاع رأي الموظفين.
المجموعة الأخيرة من الأسئلة والتي تشكل 10% فقط من الأسئلة يجب أن تُطرح بشكل وصفي ويفترض أن تكمل الأسئلة السابقة، فعلى سبيل المثال إذا كنت قد سألت سابقاً عن مستوى الرضا عن الرواتب والتعويضات فيمكنك الآن طرح السؤال التالي: «ما الذي تقترحه لزيادة مستوى رفاهية الموظفين؟»
نموذج أسئلة استبيان نبض الموظفين
سيساعدك نموذج استبيان نبض الموظفين في التعرف على طريقة طرح الأسئلة وأدبيات هذه الأسئلة؛ لكن انتبه إلى أنه يجب وضع كل سؤال وفقاً لاحتياجاتك. قد تكون أسئلة هذا الاستبيان على شكل سؤال أو جملة إخبارية يجب على المجيب أن يعبِّر عن موافقته أو عدم موافقته عليها، ويجب أن يكون التعبير عن الإجابة في الأسئلة التالية رقماً من 1 إلى 10، حيث 1 هو الحد الأدنى و10 هي الحد الأعلى.
- أعرف جيداً واجباتي وتوقعاتي.
- وجودي في هذه الشركة يسعدني.
- كيف تقيِّم التوازن بين عملك وحياتك الخاصة؟
- تقدِّر المجموعة عملي في الشركة.
- لدي كل الأدوات اللازمة لأداء واجباتي.
- تتوافق أهداف ورؤى المنظمة مع خططي.
- يمكنني مشاركة أفكاري مع المدراء بسهولة.
- خلال فترة وجودي في هذه الشركة حققت نمواً وتطوراً على المستوى الشخصي والمهني.
- أشعر أنه يتم الاهتمام بآرائي.
- ما مدى احتمالية أن توصي بمنتج أو خدمة الشركة وحتى العضوية في هذه المجموعة لأصدقائك ومعارفك؟
والآن اطرح سؤالاً أو اثنين من الأسئلة الوصفية القصيرة حول مواضيع هذه الأسئلة حتى تتاح للجمهور فرصة مشاركة آرائهم معك بحرية.
خاتمة
إذا كنت من محبي كرة القدم فلا بد أنك تعرف العديد من الأمثلة عن فرق النجوم التي كان لديها قائمة بأفضل لاعبين في العالم لكن نتيجتها كانت مخيبة للآمال في النهاية، ففي كثير من هذه الحالات لا تكمن المشكلة في العمل الجماعي بل في عدم الالتزام والانتماء للمجموعة، وهذا يعني أن الأشخاص لا ينتمون إلى مجموعتهم ولا يتم استخدام قدراتهم المحتملة.
عند المعرفة الدقيقة للمشاكل وحل أوجه القصور ستتضاعف إنتاجية كل من هؤلاء الأشخاص عدة مرات، والطريقة الصحيحة للقيام بهذا هي تصميم وتنفيذ استطلاع رأي الموظفين وخاصة لقياس مستوى انتمائهم. عادةً ما يفضل مدراء الموارد البشرية المحترفون استخدام استبيانات النبض القصيرة والسريعة والتي يتم إجراؤها في فترات زمنية قصيرة وزيادة قدرتهم التحليلية أو استخدام أدوات مثل بُرس لاين.
