Table of Contents
Etkili geri bildirim verme teknikleri
Çalışan performans değerlendirmesi, müşteri memnuniyeti ve çeşitli kurumsal değerlendirmelerin ardından beklenen en belirgin hedef, iyileştirmeye yol açacak geri bildirim veya görüşleri almak/ sağlamaktır.
Dünyanın dört bir yanında birçok kuruluş, insan kaynakları programlarının ve süreçlerinin etkinliğini değerlendirmek için analitik ve veri odaklı yaklaşımları, geleneksel olarak bireylerin duygularına ve zihinsel geçmişlerine dayanan yaklaşımlarla değiştirdi. Böyle bir yaklaşım, “İnsan Analitiği; People Analytics” olarak bilinir ve raporlama ve indekslemeden anketleme ve tahmin etmeye kadar çeşitli teknikleri kapsar. İnsan kaynakları ve personel alanındaki veri odaklı yaklaşımın bir kısmı, etkili ve hedefli geri bildirim sağlama kültürünün kurumsallaştırılmasıdır.
“Getting it done: How to lead when you’re not in charge” kitabının yazarları, başkalarına yardım etmek için uygun şekilde kullanılması gereken üç farklı geri bildirim türü olduğuna inanmaktadır.
1. Takdir (Appreciation): Birinin çabalarını kabul etmek ve şükran duyarak onaylamaktır.
2. Tavsiye (Advice): Tekrarlanması veya değiştirilmesi gereken belirli davranışlarla ilgili öneriler içerir. Tavsiye performansa odaklıdır ve bir kişiyi yargılamak peşinde değildir.
3. Değerlendirme ve Puanlama (Evaluation): Birinin performansını başkalarına veya bazı standartlara göre puanlamasıdır.
Başkalarına geri bildirim vermek istediğinizde, müşteri, meslektaş veya yönetici olmanız fark etmez, amacınızı iyi bilmeniz ve görüşlerinizi yukarıda belirtilen üç tür geri bildirim şeklinde ifade etmeniz gerekir. Biz genel olarak üç tür geri bildirimi de aynı anda sağlayabileceğimizi düşününürüz, ancak bu işe yaramaz.
Örneğin:
Yönetici olarak çok fazla zaman harcıyor, davranışsal yetkinlikler, bilgi yetkinlikleri ve beklenen performans seviyeleri gibi faktörler açısından çalışanınızın güçlü ve zayıf yönleriyle ilgili önerilerinizi ve görüşlerinizi bir toplantıda çalışanınıza anlatıyorsunuz. Aynı toplantının sonunda bu faktörlerin puanına dayanarak, bir sonraki yıl için maaşları artırmayı öneriyorsunuz. Çalışan teklifinizden memnunsa, mutlu olacaktır ve memnun değilse, bütün gün görünüşte haksız teklifinizi düşünecektir. Çalışan memnuniyeti veya memnuniyetsizliği, davranışını ve performansını geliştirmek için yapılmış olan tüm önerileri, aklında azaltacaktır.
Genel olarak, değerlendirme ve puanlamadan kaynaklanan hisler, öneriyi etkileyecektir. Bu nedenle kitabın yazarları şöyle tavsiye ediyorlar: “farklı zamanlarda farklı türlerde geri bildirimler sunulması daha iyidir; Özellikle, takdir ve öneri, ölçme ve puanlama kaygısından ayrılmalıdır. Genellikle değerlendirmenin amacı tavsiye ve takdirin amacından farklıdır.”
En son ne zaman bir müşteriden, yöneticiden veya iş arkadaşından geri bildirim aldığınızı veya yöneticinize ve iş arkadaşınıza geri bildirimde bulunduğunuzu hatırlayın. Görüşleriniz gerçekten bir kişinin veya şirketin performansını artırdı mı? Geri bildirim verirken bunları göz önünde bulundurun.
1. Motivasyon için takdirden yararlanın.
Her zaman ve her gün takdir için uygundur. Takdir, insanların ruhsal durumunu (mood) iyileştirir ve çok düşük maliyetli bir şekilde verimlilik üzerinde olumlu bir etkiye sahiptir. Sadece bir dakikanızı ayırın ve gerçekten minnettar olduğunuzu hissettirin.
2. Performansı arttırmak için tavsiyeleri kullanın.
Takdir de doğrudan o insana hitap etmeye çalışırsınız; Örneğin, “Size ve çabalarınıza değer veriyorum” ama tavsiye de durum farklıdır; Tavsiye de kişinin kendisine değil, görev ve sorumluluklara odaklanırsınız. Bu yüzden dikkatli olmalısınız. “İşini iyi yaptın” demek yapıcı değildir. Kişi, işinin hangi bölümünü iyi yaptığının ve onu tekrarlaması gerektiğini farkına varmaz.
Dikkatlilik, başkalarının bir yönetici olarak sizin için neyin önemli olduğunu anlamalarına yardımcı olur ve bu nedenle neyin iyi yapıldığını pekiştirmeniz ve onun güçlendirilmesine yardımcı olmanız ve farklı yapılması gerekenler için özel öneriler sunmanız gerekir.
Yöneticiler genellikle işlerin nasıl farklı yapılması konusunda tavsiyede bulunma ile yetinirler. Neyin değiştirilmesi gerektiği ile birlikte iyi yapılan şeylerin ele alınması önerileri kabul etmek için iyi bir teşvik etme yöntemidir. Başka bir deyişle, takdir etmek ve onun ardından iyi yapılan işi güçlendirmek, bazı davranışlardaki değişimi kabul etmenin temelini oluşturur.
3. Sadece gerektiğinde değerlendirin ve puan verin.
Tutarlı bir şekilde olumlu alışkanlıkları ve davranışları pekiştirirseniz ve uygunsuz davranışları değiştirmek için etkili önerilerde bulunursanız, altı aylık veya yıllık periyodik bir puanlama ve değerlendirme yeterlidir ve sonuçlar bireyi çaba göstermesi için daha motive edebilir.
İnsan kaynakları geri bildirimlerine ve çalışan anketlerine değer veren bir kuruluş kültürünü geliştirmek için bunları göz önünde bulundurun.
Çalışan geri bildirimi sağlmak için 7 kültür oluşturma stratejisi
1. Güven sağlayın
Çalışanların etkili geri bildirim almaları ve vermeleri için kendilerini güvende hissetmeleri gerekir. Harvard Business Review’daki bir makale şunları öneriyor: İlk olarak, birbirinizi tanıyın, birbirinizi tanımak için çok zaman harcamanıza gerek yok. Çalışanlarla birbirinizin hafta sonları hakkında veya hayatınızın bazı olayları ve hikayeleri hakkında konuşmak için birkaç dakikanızı ayırmanız yeterlidir. İkincisi, duygularınız hakkında konuşun; hayal kırıklıklarınız, endişeleriniz ve öfkeleriniz hakkında konuşursanız, kuruluşun kültürünün gerçek geri bildirim alabilecek kadar güvenli ve güçlü olduğunu göstermiş olursunuz. Ve son olarak personelin “Sizden geri bildirim alabilir miyim?” sorunuzu “Hayır!” olarak yanıtlamasına izin verin. Personelin geri bildirimleri ve konuşmaları hazırlaması için izin verin.
2. Çalışanların geri bildirimlerine ilgi gösterin
Muhtemelen hiçbir çalışan patronundan ve yöneticisinden şikayet etmek istemez. Bir yönetici olarak, sizin için iyi bir çalışanın, size dürüst ve şefkatli olarak etkili geri bildirimler veren çalışan olduğunu göstermeniz gerekir. Kültür ve iş ortamının, suçlamaya ve eleştiriye değil, takdir ve tavsiyeye dayalı olarak oluşması için, başkalarına geri bildirim vermenin yanı sıra, daima başkalarından sizden dürüst geri bildirimler almalarını isteyin.
3. Geri bildirim almak için ipuçları üretin ve yayınlayın
Geri bildirim kılavuzu çalışanlara nasıl geri bildirim vereceklerini öğretmeli, hangi yöntem ve edebiyatın uygun olduğunu, etkin geri bildirim örneklerinin nasıl olduğunu ve çalışan geri bildirimlerinin şirket, geleceği ve diğer çalışanlar için nasıl etkili olacağını göstermelidir. Bu yazıyı çalışanlar için geri bildirim kılavuzu düzenlemek için kullanın.
4. Çalışan geri bildirimlerini yönetmek için doğru teknolojiyi kullanın
Porsline gibi çalışan performans değerlendirme yazılımları yalnızca geri bildirim alımını otomatikleştirmekte ve kolaylaştırmaktadır, aynı zamanda geri bildirimlerin analiz edilmesine de yardımcı olur. Doğru teknolojiyi seçmek, müşteri ile ilgili verileri etkili bir şekilde çalışanların geri bildirimlerinin verilerine bağlamaya yardımcı olacak ve etkili karar verme ve düzeltici eylemler belirleme konusunda etkili olacaktır. Başka bir deyişle, teknolojinin varlığı, çalışanların geri bildirimlerini bir insan kaynakları departmanında yılda bir kez yapılması gereken bir işlem olarak değil, işletmenin devam eden ticari faaliyetlerinin bir parçası olarak görmeye ve yönetmeye yardımcı olur. Kullanılan teknoloji, çalışanlar arasında kullanımının yaygın olması için çalışanların mahremiyetini ve gizliliğini koruyacak imkanlar sunmalıdır.
5. Dengeyi koruyun
Çalışanların geri bildirimlerini alan ve iş kararlarında geri bildirimlerden etkilenen kuruluş kültürü oluşturmak için küçük adımlar atarak başlayın. Örneğin, henüz böyle bir uygulamanız yoksa, geri bildirim almak için haftalık toplantılar düzenlemeyin. Bunun yerine, etkileşim ve geri bildirim kültürünü teşvik etmek için küçük fırsatları kullanın.
6. Çalışanların geri bildirimlerini almak için farklı kanallarınız olsun
Çalışanların farklı kişilikleri vardır, bu nedenle yalnızca geri bildirim için gönderilen online formlar ile yetinmeyin. Genellikle anonim olarak geri bildirim toplayan çalışan çevrimiçi anketleri kullanmanın yanı sıra, bire bir veya grup toplantıları da bireylerle yapılmalıdır. Kanalların kombinasyonu, kurum içinde karşılıklı güven ve etkileşim ve diyalog atmosferinin gelişmesine yardımcı olur.
7. Çalışanları geri bildirime dayalı alınan kararlardan bilgilendirin
Geri bildirime dayalı kararlar alıyorsanız, çalışanlara bildirmeniz gerekir ve eğer çalışanların beklentileri veya geri bildirimlerini karşılamak için bir eylem yapılmıyorsa, bunun nedenini açıklamalısınız. Başka bir deyişle, uzun vadeli performansını sürdürmek için geri bilirim döngüsü kara kutu olmaktan çıkmalıdır.
Kültür ve tutumları değiştirmek, yalnızca teknolojik ya da yönetimsel değişikliklerle birlikte bir gecede gerçekleşecek bir şey değildir. Ancak teknoloji değişimi kolaylaştırabilir. Porsline kurumsal çözümlerini kullanmak, kurum kültürü sağlık göstergelerini kolayca izleyebilmek ve onları geliştirmek adına, geri bildirim almak ve çalışan deneyimini yönetmek için çalışanlar ve kuruluş arasında yeni bir etkileşim penceresi açabilir.
