تقييم أداء الموظفين واستطلاع آرائهم بمساعدة بُرس لاين: ما هي التطبيقات الشائعة بين المؤسسات؟

إن تقييم أداء الموظفين والرضا الوظيفي واستبيان رضا الموظفين ومسح ورشة العمل ونموذج طلب الطعام وغيرها هي بعض استخدامات الاستبيانات الإلكترونية والاستمارات الإلكترونية من بُرس لاين، وعلى الرغم من أن لدى كل شركة متطلباتها ونماذجها الخاصة لإدارة أداء الموارد البشرية واستطلاعات الموظفين إلا أن الإمكانيات المختلفة لاستبيانات بُرس لاين تسمح للمدراء وخبراء الموارد البشرية بإنشاء أي نوع من الاستبيانات والاستمارات والاستطلاعات الإلكترونية بغض النظر عن مدى تعقيدها. ستتعرف فيما يلي على السيناريوهات الشائعة من أجل تقييم أداء الموظفين واستطلاع آرائهم.

في نموذج تقييم أداء الموظفين في مؤسستنا لكل سؤال وزن ودرجة معينة. كيف يمكنني تطبيق أوزان على الأسئلة؟ بأية صيغة أتلقى التقرير النهائي؟

استخدم ميزة ”إضافة نقطة“ لتعريف درجات الأسئلة أو الأوزان. افترض أن الاستبيان يحتوي على ثلاثة أسئلة.

وزن السؤال الأول 0.5 ووزن السؤال الثاني 0.3 ووزن السؤال الأخير 0.2. لذلك حدد درجة كل سؤال على النحو التالي:

في هذا المثال يمكن أن يكون الحد الأدنى للدرجة 1 والحد الأقصى للدرجة 5. لذلك من أجل إعداد التقارير يمكنك تعريف عامل تصفية لرؤية نتائج معينة فقط.

في جدول النتائج أيضاً يمكنك فرز قيم عمود النقاط من الأقل إلى الأعلى أو العكس لمعرفة الأشخاص والوحدات التي حصلت على أقل أو أعلى درجة.

كيف يمكن للموظفين الوصول إلى استمارات واستبيانات تقييم أداء الموظفين من موقع الشركة الداخلي؟

إذا كنت ترغب الوصول إلى النموذج والاستبيان من خلال موقع الوب الداخلي للشركة فقط فما عليك سوى إنشاء صفحة فارغة على موقع الشركة لهذا الغرض. خذ كود HTML الخاص باستبيانك عبر الإنترنت من المرحلة ”مشاركة“ وبالتحديد من  قسم ”التضمين في الموقع“ في لوحة العمل الخاصة بك وضع هذا الكود في HTML الصفحة الفارغة بحيث يكون الاستبيان متاحاً على عنوان موقعك وعبر موقع الشركة.

الحالة الأكثر تعقيداً لهذه الإمكانية هي عند تمرير المعلومات التي قام الموظفون بتسجيل الدخول إلى الموقع الداخلي بها تلقائياً إلى الاستبيان لمعرفة من أكمل النموذج الإلكتروني في النهاية، حيث تحتاج إلى بعض المعرفة البرمجية لتحقيق هذا. حدد أولاً متغير اسم المستخدم في الاستبيان، وبعد ذلك تحتاج إلى استبدال قيمة «XXXX» للمتغير من خلال صفحة موقع الوب أو التطبيق الخاص بك حتى تتمكن أخيراً من رؤية هذه المعلومات في جدول النتائج.

كيف أقوم بإنشاء رابط مخصص لكل مدير من أجل تقييم أداء الموظفين الذين لديه؟

أولاً ضع في اعتبارك العدد الأعظمي من الموظفين الذي لدى كل مدير في مؤسستك، على سبيل المثال لدى كل مدير 15 موظفاً مباشراً كحد أقصى يجب عليهم تقييمهم، لذلك يجب أن يحتوي استبيان تقييم أداء الموظفين الذي تقوم بإنشائه في بُرس لاين على 15 مجموعة من الأسئلة المتكررة، ويجب على المدراء تقييم من شخص واحد كحد أدنى إلى 15 شخصاً كحد أقصى، وبهذا تحصل على جدول مشابه للجدول أدناه.

يحدد هذا الجدول لكل مدير من هم الأشخاص الذين يجب عليه تقييم أدائهم بناءً على الهيكل التنظيمي، والآن يكفي استخدام ميزة «إدراج معلومات خفية» من أجل تعريف المتغيرات التي في الصف الأول من الجدول أعلاه في الاستبيان، وفي المرحلة التالية عرِّف شرطًاً في متغيرات المعلومات الخفية مشابهاً لما هو مبين في الشكل أدناه.

بعد ذلك قم بتمرير قيمة متغير اسم المدير في صفحة الترحيب وقيمة متغير اسم الموظف في بداية كل مجموعة أسئلة.

بهذه الطريقة تقوم بإنشاء رابط خاص لكل مدير لتقييم أداء الموظفين لديه بحيث يقوم بذكاء بإظهار اسم الموظف ويتم عرض أسئلة الاستبيان على نفس عدد الموظفين.

لدينا نموذج تقييم أداء موظفين عام ولكننا نريد أن نسمح لمجموعات من الموظفين فقط بالوصول إليه. هل هذا ممكن؟

قم بتفعيل المصادقة على الهوية باستخدام الرمز في الاستبيان الخاص بك، قم برفع الرمز الشخصي أو رقم الهاتف المحمول لنفس الأشخاص حتى تتمكن هذه المجموعة فقط من الوصول إلى الاستبيان.

يمكنك تحديد إنهاء صلاحية هذا الرمز بعد تسجيل الاستجابة أو إمكانية تسجيل أكثر من إجابة باستخدام الرمز نفسه.

نريد لمدراء الموارد البشرية في مختلف الفروع والمناطق أن يكونوا قادرين على الوصول إلى البيانات والتقارير ذات الصلة. كيف يجب استخدام أداة إنشاء التقارير لهذا الغرض؟

أولاً حدد عامل تصفية مختلفاً لكل مدير بناءً على بيانات الاستبيان مثل الوحدة التنظيمية والمنطقة والفرع والمنصب وغير ذلك.

من أجل كلٍّ من عوامل التصفية هذه يتم إنشاء رابط تقرير منفصل وفريد ورسم بياني لهذا الجزء من البيانات نفسه. اكتب عنواناً ووصفاً للتقرير من خلال القسم ”تحاليل ورسوم بيانية“ وقم بإعطاء رابط التقرير لذلك المدير. يتم تحديث التقارير مع تم تسجيل كل إجابة جديدة، وإذا كنت ترغب في إتاحة رؤية أفضل للمخططات أمام المدير ذي الصلة فكل ما عليك فعله هو استخدام خيار «إضافة ملاحظة» وتسجيل تفسيرك للمخططات بالإضافة إلى الإقدامات التي ترى أنه من الأفضل القيام بها.

إن استخدام البريد الإلكتروني للشركة شائع في شركتنا. هل يمكن تقييد الوصول إلى النموذج والاستبيان بحيث يتم عن طريق عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بالشركة فقط؟

قم أولاً بتمكين المصادقة باستخدام البريد الإلكتروني. ثم حدد قالب البريد الإلكتروني للمؤسسة، ففي كل سطر يمكنك تعريف قالب محدَّد. على سبيل المثال تريد أن يتمكن ممثلو المؤسسة في الرياض ومكة فقط من الوصول إلى استبيان. وفي حال أردت ذلك يمكنك أن تشرح للمشاركين أنه لا يمكن الإجابة على الاستبيان إلا من قِبل عناوين بريد إلكتروني محددة.

سيتم أولاً عرض صفحة تسجيل دخول للمجيبين، وللتأكد من صحة عنوان البريد الإلكتروني الذي أدخله المجيب فإننا نرسل إليه رسالة بريد إلكتروني للتفعيل، حيث يتم إجراء هذه العمليات في المرة الأولى فقط.

قد يشعر الموظفون بالقلق بشأن الكشف عن هويتهم عندما نستخدم المصادقة على الهوية. كيف يمكننا أن نؤكد لهم أنه لا يمكن تتبُّع معلومات المصادقة التي تم إدخالها في بداية استبيان تقييم أداء الموظفين؟

يمكنك استخدام حلين لهذا الغرض؛ أولاً اختر أحد الخيارين للمصادقة باستخدام البريد الإلكتروني أو الرمز، قم بتفعيل الخيار «جعل معلومات المجيبين سرية»، ففي هذه الحالة نستخدم معلومات المصادقة على الهوية فقط للتأكد من أن الشخص صالح للدخول إلى صفحة استجابة الاستبيان ولا نحتفظ بالمعلومات التي تم إدخالها لعرضها في جدول النتائج، ومن أجل طمأنة المجيبين قم بتفعيل «إظهار رسالة إخفاء المعلومات» أيضاً بحيث يتم عرض الرسالة حول تفعيل هذه الميزة في الاستبيان للموظفين أولاً.

ثانياً قم بإنشاء عدد من الرموز العشوائية ثم قم بتوزيعها بشكل منهجي على موظفي الوحدات المختلفة، مثلاً من 100 إلى 150 لوحدة الإنتاج ومن 151 إلى 170 لوحدة تكنولوجيا المعلومات وهكذا. بهذه الطريقة يكون لكل موظف رمز عشوائي ولكنه صالح للدخول إلى صفحة الإجابة عن الاستبيان الإلكتروني، ومن ناحية أخرى ستتمكن من حساب معدل المشاركة لكل وحدة تنظيمية في استبيان الموظف دون تحديد دقيق لكل موظف على حدة.

معلومات الموظفين والمدراء موجودة لدينا في نظام الموارد البشرية ولا نريد أن يمضي الموظفون وقتاً في إدخال هذه البيانات. هل يمكن ربط هذه المعلومات باستبيان تقييم أداء الموظفين؟

لقد أنشأنا ميزة «إدراج معلومات خفية» لهذا الغرض تماماً، حيث يمكنك إضافة أية معلومات مثل الوحدة التنظيمية والاسم والنسبة والخبرة ومكان العمل وصولاً إلى العمر والجنس إلى رابط الاستبيان، بعبارة أخرى من الأفضل تمرير أي نوع من المعلومات التي يمكن أن تساعدك في التحليل النهائي للبيانات من نظام الموارد البشرية أو حتى من ملف Excel بسيط إلى رابط الاستبيان الإلكتروني لتقييم أداء الموظف.

يمكن استخدام أربعة إمكانيات أخرى لإدخال المعلومات السرية.

• تمرير قيم متغيرات المعلومات الخفية وإنشاء نموذج تفاعلي عبر الإنترنت.
• تعريف شرط بناءً على قيم متغيرات المعلومات الخفية.
• تشفير جميع قيم متغيرات المعلومات الخفية.
• تفعيل إمكانية الإجابة مرة واحدة فقط على الروابط التي تم إنشاؤها.

نحتاج إلى طرح أسئلة محددة لكل مسمى وظيفي أو وحدة تنظيمية في استبيان تقييم أداء الموظفين. هل هذا ممكن؟

تساعد ميزة «إضافة شرط» على تعريف فروع مختلفة ومتنوعة ومعقدة للإجابة في الاستبيان الإلكتروني؛ فمن خلال تسجيل إجابة على كل سؤال يمكنك تحديد ما يحدث في الاستبيان، حيث يمكنك أن تحدد مثلاً أي سؤال يتم عرضه والصفحة التي يتم إظهارها للمجيب. يمكنك تعريف شرط بناءً على مقدار الإجابات على سؤال أو أكثر أو بناءً على النقاط أو على قيم متغيرات المعلومات الخفية. لمزيد من المعلومات شاهد الفيديو التوضيحي الخاص بإضافة الشروط في الاستبيان الإلكتروني.

لقد قمنا بتصميم اختبار عن طريق بُرس لاين للموظفين المعينين حديثاً. كيف نظهر لكل شخص الإجابة الصحيحة على الأسئلة التي أجاب عنها بشكل خاطئ؟

انظر إلى هذا المثال البسيط:

يجب عليك استخدام إمكانية إضافة شرط من أجل إنشاء اختبار إلكتروني بحيث يتم عرض الإجابة الصحيحة عن السؤال الذي تتم الإجابة عنه بشكل خاطئ وتحسين الجانب التعليمي للاختبار.

في اختبار تم إجراؤه باستخدام برس لاين كيف نُظهر للشخص النتيجة النهائية مع جملة أو عدة جمل توضيحية؟

يجب عليك استخدام تركيب من ميزات إضافة النقاط وإضافة الشروط وتمرير النقاط وتخصيص صفحة الشكر على النحو التالي:

في استبيان تقييم أداء الموظفين هناك مجموعة من الأسئلة التي يجب على المدراء إكمالها وفقاً لعدد موظفيهم. نظراً لاختلاف عدد الموظفين لكل مدير كيف يمكننا إنشاء مثل هذا الموقف في الاستبيان؟

لا تختلف البنية التنظيمية باختلاف المؤسسات فحسب بل إن الفرق الموجودة في الشركة نفسها قد تختلف عن بعضها أيضاً، فقد يضم فريق ما 3 أشخاص وقد يضم فريق آخر 7 أشخاص. لإنشاء استبيان إلكتروني من أجل تقييم أداء الموظفين يجب أن تضع في اعتبارك أولاً الحد الأقصى لعدد الموظفين لدى المدير في مؤسستك. افترض أن إجابة هذا السؤال هي 7، بعبارة أخرى يجب على المدير أن يجيب عن مجموعة من الأسئلة حتى 7 مرات أي لسبعة أعضاء من فريقه كحد أقصى، لذلك قم بإنشاء مجموعة الأسئلة ذات الصلة وكررها 6 مرات أخرى، وبهذا يكون لديك الآن سبع مجموعات من الأسئلة المتعلقة بتقييم الموظف. اطرح سؤالاً عددياً أولاً: كم عدد الأشخاص في فريقك ثم عرِّف شرطاً مثلما هو مبين في الشكل أدناه.

في استبيان تقييم أداء الموظفين في مؤسستنا يجب أن يعطي المجيب درجة قصوى تقل عن 4 لسؤالين. كيف يتم تعريف مثل هذا التوزيع في الاستبيان؟

يكفي أن يكون لديك عدّاد في استبيانك يحسب عدد الإجابات التي هي أقل من 4، وإذا كان هذا العدد أكثر من 2 اطلب من المجيب إعادة النظر في إجاباته، أما إذا كان الرقم 2 أو أقل فإنه يتم إعطاء الإذن بتسجيل الإجابة. لهذا الغرض استخدم ميزة «إضافة نقطة» كعداد وميزة «إضافة شرط» من أجل معالجة عرض الرسالة المناسبة.

إن الإمكانيات الفريدة لموقع بُرس لاين تساعد مدراء الموارد البشرية على إنشاء من أبسط استبيانات الموظفين وتقييم أداء الموارد البشرية إلى أعقدها وإعداد تقارير عنها على شكل تحليلات إحصائية شاملة ورسومات بيانية بسهولة وسرعة وفعالية من حيث التكلفة، فبالإضافة إلى الميزات المذكورة أعلاه تكمن ميزة بُرس لاين في طريقة التسعير، فالخدمات الأخرى المشابهة لها تفرض رسوماً على المؤسسة لا تقل عن 10 دولارات لكل موظف بينما التسعير في بُرس لاين بسيط ويمكنك إعادة شحن حسابك شهرياً أو سنوياً بناءً على احتياجاتك واستخدامه دون أية قيود.

يرجى الاتصال بنا لمزيد من المعلومات أو إذا كنت بحاجة إلى عقد جلسة توضيحية.